Dokument magazynowy opisuje jedną rzecz: co, skąd i dokąd się przemieściło oraz kto to potwierdził. Bez niego stan w systemie jest liczbą bez uzasadnienia, a różnica po spisie nie ma źródła do sprawdzenia.
Po co dokumentować ruch towaru
System WMS tworzy dokument z zarejestrowanych ruchów, a nie z osobnego formularza wypełnianego po zmianie. Różnica jest praktyczna: treść dokumentu odpowiada temu, co faktycznie przeszło przez rampę, łącznie z numerem nośnika oraz adresem gniazda.
Budowa modułowa pozwala uruchomić najpierw obsługę przyjęć i wydań, a później dodać rozliczanie składowania albo obsługę palet zwrotnych. System do zarządzania magazynem w firmie handlowej obsłuży etykiety wysyłkowe, w produkcyjnej - pobrania komponentów na zlecenie.
Ewidencja przyjęć i wydań
Skan etykiety wiąże przyjęcie oraz wydanie z konkretnym nośnikiem. Numer GTIN identyfikuje towar, numer SSCC - paletę, więc przy reklamacji da się ustalić, która partia trafiła do którego odbiorcy.
Zapis powstaje w chwili wykonania operacji, dlatego bieżący podgląd dostępności pokazuje stan aktualny, a nie sprzed zamknięcia zmiany. To ma znaczenie przy potwierdzaniu terminu klientowi.
Arkusze i dokumenty obrotu
Dokumenty dzielą się według dwóch kryteriów: czy towar przekracza granicę firmy oraz czy zmienia magazyn. Stąd osobne symbole dla obrotu zewnętrznego i wewnętrznego oraz osobny dokument na zmianę miejsca składowania, który nie zmienia stanu całkowitego.
Formularz nagłówka zawiera kontrahenta oraz powiązanie ze zleceniem, pozycje uzupełnia się skanem przy rampie. Papierowa wersja powstaje dopiero na wydruku, jeśli kontrahent jej wymaga.
Rodzaje dokumentów
| Symbol | Pełna nazwa | Kiedy powstaje |
|---|---|---|
| Pz | Przyjęcie zewnętrzne | Dostawa od kontrahenta spoza firmy, po skanie na rampie |
| Wz | Wydanie zewnętrzne | Wydanie towaru odbiorcy, po potwierdzeniu kompletacji |
| Pw | Przyjęcie wewnętrzne | Towar z innego magazynu tej samej firmy albo z produkcji, bez kontrahenta |
| Rw | Rozchód wewnętrzny | Wydanie do innego magazynu firmy, wewnętrzny odpowiednik Wz |
| Zm | Zmiana lokalizacji | Przeniesienie towaru między miejscami paletowymi w tym samym magazynie |
Komisjonowanie i przepakowanie
Przepakowanie towaru na inne nośniki rejestruje para dokumentów: Rw ze statusem oznaczającym wydanie do przepakowania oraz Pw z tym samym statusem przy przyjęciu po operacji. W nagłówku wybiera się kontrahenta, a pozycje ograniczają się do jego towaru.
Ta para nie wchodzi do zestawień kosztów składowania, ponieważ towar nie opuszcza magazynu ani nie zmienia właściciela. Gdyby wchodziła, każde przepakowanie podnosiłoby rachunek wystawiany zleceniodawcy bez uzasadnienia.
| Dokument | Opis | Uwaga rozliczeniowa |
|---|---|---|
| Rw (status „P”) | Rozładunek palet - wydanie towaru do przepakowania | Nie ujmuje się w zestawieniach kosztów magazynowania |
| Pw (status „P”) | Załadunek towaru na inne palety - przyjęcie z przepakowania | Nie ujmuje się w zestawieniach kosztów magazynowania |
| Karta wydań | Określa, co i w jakiej ilości wyszło z magazynu oraz co wchodzi do magazynu | Podstawowy dokument obrotu towarowego |
| Marża magazynowa | Służy do śledzenia stanów magazynowych, zapisywania zwrotów i określania kosztów zakupu i sprzedaży | Dokument rozliczeniowy |
| Akty magazynowe | Rejestrują zapasy i śledzą ruch towarowy na magazynie | Dokument ewidencyjny |
Współczynnik kosztów składowania
Cennik kontrahenta zawiera stawkę podstawową za miejsce paletowe. Po przepakowaniu na mniejsze nośniki obciążanie każdego z nich pełną stawką zawyżałoby rachunek, dlatego w skorowidzu palet ustawia się współczynnik. Opłata wychodzi wtedy jako iloczyn stawki podstawowej i tego współczynnika.
Współczynnik ustawiony raz, przy uruchomieniu cennika, zostaje w systemie na lata. Warto go sprawdzić przy zmianie standardu nośnika, bo inaczej rozliczenie przestaje odpowiadać zajmowanej powierzchni.
Zakres samych funkcji dokumentowych opisuje strona o systemie WMS, a szersze zestawienie rodzajów dokumentów - materiał o dokumentach magazynowych.
Formularze przyjęcia PZ i wydania WZ ze zlecenia opisują artykuły o przyjęciu PZ ze zlecenia oraz wydaniu WZ ze zlecenia. Wypożyczenie i zwrot sprzętu opisuje artykuł o wypożyczeniu i zwrocie sprzętu na imprezy, a dokumenty MM - artykuł o przesunięciu międzymagazynowym.
Dokumenty typu PM, które czekają na numery agenta celnego, opisują artykuły o agencie celnym w WMS oraz o przyjęciu towaru pod dozorem celnym.
Zlecenie wydania ZWZ jako zapotrzebowanie na towar, którego nie ma jeszcze na stanie, opisuje artykuł o zapotrzebowaniu towarowym w WMS.
Trzy wydruki do jednej wysyłki, czyli WZ, packing list i list przewozowy, porównuje artykuł o packing liście w WMS.
Przyjęcie z wartością z faktury opisuje artykuł o przyjęciu z fakturą, a potwierdzenie dostawy w punkcie po dokumencie WZ - artykuł o potwierdzeniu dostawy w punkcie sprzedaży.
Wiersz dokumentu PZ o ilości zero, który nie zmienia stanu, opisuje artykuł o nadmiarze przy przyjęciu.
Dokument zmiany lokalizacji, który przenosi całą paletę jednym zapisem, opisuje artykuł o zmianie lokalizacji całej palety.
Przyjęcie wewnętrzne z dwoma trybami pozycji, nową paletą i dopisaniem do palety, opisuje artykuł o przyjęciu wewnętrznym na paletę.