W opisywanym wdrożeniu Studio WMS.net dział eventowy klienta wypożycza sprzęt z magazynu na imprezy i oddaje go po zakończeniu. Wypożyczenie ma układ wydania, ale zamiast klienta pyta o nazwę imprezy, a zwrot pozwala oznaczyć uszkodzone sztuki. Oba formularze istnieją wyłącznie w wersji dla działu eventowego, więc zwykłe wydanie i przyjęcie zostają bez zmian.
W tym samym magazynie pracuje standardowy WZ, który opisuje strona o wydaniu WZ ze zlecenia. Różnice formularzy obu działów zestawia artykuł o wariancie formularza dla drugiego działu klienta.
Opis obejmuje trzy formularze: wypożyczenie WS, zlecenie zwrotu i zwrot ZS. Wypożyczenie i zwrot mają tylko wersję dla działu eventowego, a przypisanie formularzy do użytkowników zależy od konfiguracji menu i ról, której nie opisujemy.
Wypożyczenie zamiast wydania
Wypożyczenie (WS) ma własny formularz, Wypożyczenie z magazynu. Nagłówek zawiera cztery pola podstawowe: kontrahent, osoba zlecająca, nazwa imprezy i data. Numer dokumentu wewnętrznego oraz numer wypożyczenia są opcjonalne, a pola klienta formularz WS nie ma. Zwykłe wydania opisuje strona o wydaniu z magazynu.
Kolejność sześciu pól w formularzu jest następująca: kontrahent, osoba zlecająca, nazwa imprezy, data z etykietą Z dnia, numer dokumentu wewnętrznego i numer wypożyczenia. Oba numery przyjmują do 20 znaków. Gdy lista kontrahentów użytkownika ma jedną pozycję, formularz podstawia ją przy dopisywaniu dokumentu. Okno potwierdzenia przy zapisie brzmi jak w wydaniu: Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument wydania ?.
| Element | Wydanie standardowe | Wypożyczenie na imprezę |
|---|---|---|
| Pole osoby | Odbiorca lub handlowiec | Osoba zlecająca |
| Pole klienta lub imprezy | Klient | Nazwa imprezy, pole tekstowe, wymagane, do 50 znaków |
| Termin zwrotu w pozycji | Brak | Pole opcjonalne, kalendarz od dziś do 365 dni naprzód |
| Dokument | Wydanie (WZB, RW) | Wypożyczenie WS |
| Etykieta numeru dokumentu | Numer wydania | Numer wypożyczenia |
Osoba zlecająca i nazwa imprezy
Osoba zlecająca zastępuje odbiorcę lub handlowca ze standardowego wydania. Nazwa imprezy zastępuje klienta: to zwykłe pole tekstowe, wymagane, do 50 znaków, zapisywane w dokumencie. Gdy pole jest puste, formularz zgłasza komunikat wpisz nazwę imprezy.
Nazwa imprezy trafia do istniejącego pola dokumentu. Zlecenie zwrotu zachowuje natomiast etykietę Odbiorca / handlowiec zamiast Osoba zlecająca, więc te same role mają w dwóch formularzach tego obiegu różne nazwy.
Nazwa imprezy jest polem wymaganym i ma do 50 znaków. Termin zwrotu w pozycji jest opcjonalny.
Termin zwrotu w każdej pozycji
Pozycja wypożyczenia jest zbudowana jak pozycja wydania, a ilość nie ma miejsc dziesiętnych. Kontrole stanu są takie same jak w wydaniu: Brak stanów dla wybranej pozycji. oraz Przekroczona ilość dostępna do wydania. W wypożyczeniu oba komunikaty grają sygnał domyślny, bez dedykowanego pliku dźwiękowego.
Dodatkowe pole Termin zwrotu pojawia się przy każdej pozycji. Wybiera się go z kalendarza od dziś do 365 dni naprzód, pole jest opcjonalne, a wybrany termin widać w tabeli pozycji. Termin zapisuje się przy pozycji, a nie raz na cały dokument, więc jedno wypożyczenie może mieć kilka różnych terminów zwrotu.
Pusty termin zapisuje się jako brak terminu, więc pozycja bez terminu pozostaje poprawna. Pozycja ma też pole uwag.
Przykład obiegu sprzętu
Poniższy przykład ma dane wymyślone. Dział eventowy wypożycza na imprezę przykładową dwie pozycje: SPRZ-001 w ilości 10 sztuk z lokalizacji A-02-1, z terminem zwrotu 2026-11-05, oraz SPRZ-002 w ilości 4 sztuk z lokalizacji A-02-2, bez terminu. Jeśli w lokalizacji A-02-1 leży tylko 6 sztuk, wpisanie 10 kończy się komunikatem Przekroczona ilość dostępna do wydania.
Po imprezie powstaje zlecenie zwrotu, w którym numer awizo to AW-0001, a pozycje obejmują asortyment i ilość. Przy zwrocie ZS magazynier wybiera zlecenie, wpisuje pozycje i zaznacza Uszkodzone przy pozycji SPRZ-002, która wróciła uszkodzona. Pozycja SPRZ-001 wraca bez oznaczenia.
Zwrot ma tu dwie pozycje różnych indeksów, a nie podział jednego indeksu na sztuki dobre i uszkodzone. Tego drugiego wariantu opis nie rozstrzyga.
Zlecenie zwrotu i zwrot sprzętu
Zwrot ma dwa formularze: Zlecenie zwrotu do magazynu oraz Zwrot do magazynu (ZS). Zlecenie zwrotu ma pięć pól: kontrahent, odbiorca lub handlowiec, numer awizo, asortyment i ilość. Własne kontrole to komunikat Ilość do zwrotu: X, który podaje jedną liczbę, oraz Brak stanów dla wybranej pozycji.
Nagłówek zwrotu ZS ma sześć pól: kontrahent, osoba zlecająca, numer zlecenia, data, numer dokumentu wewnętrznego i numer zwrotu. Wiersze odsłaniają się etapami, tak jak w wydaniu WZ. Pola nazwy imprezy w zwrocie nie ma, a pozycja nie ma partii ani terminów. Formularz ma układ przyjęcia ze zlecenia, który opisuje artykuł o przyjęciu PZ ze zlecenia: zlecenie jest wymagane, ilość ma limit, a po zapisie sprawdzane jest zamknięcie zlecenia.
| Element | Zlecenie zwrotu | Zwrot ZS |
|---|---|---|
| Pole osoby | Odbiorca / handlowiec | Osoba zlecająca |
| Numery w nagłówku | Numer awizo | Numer zlecenia, numer dokumentu wewnętrznego i numer zwrotu |
| Pozycja | Asortyment i ilość | Asortyment, lokalizacja, ilość i pole Uszkodzone |
| Kontrola ilości | Ilość do zwrotu: X | Przekroczona ilość przyjęcia (X) na zleceniu jest (Y) |
Komunikat limitu w zwrocie ma więc inne brzmienie niż w przyjęciu PZ, ale też podaje dwie liczby. Powiązanie zwrotu ze zleceniem zwrotu wynika z układu formularzy: numer zlecenia w nagłówku ZS i kontrola ilości względem zlecenia. Osobnego potwierdzenia tego powiązania opis projektu nie zawiera.
Oznaczenie uszkodzonych sztuk
Pozycja zwrotu ma cztery pola: asortyment, lokalizację, ilość i pole wyboru Uszkodzone. Magazynier zaznacza je przy sztukach, które wracają z uszkodzeniem, więc informacja zostaje zapisana w dokumencie zwrotu. Opis projektu nie rozstrzyga, jaki skutek dla stanu ma to oznaczenie.
Zestawienie pozostałych dokumentów obrotu, od przyjęć po rozchody, zawiera strona o dokumentach magazynowych. Wpływ zatwierdzonych dokumentów na ilości opisuje strona o stanach magazynowych.
Granice tego opisu
Opis opiera się na specyfikacji formularzy i na przeglądzie formularzy. Cztery miejsca wymagają zastrzeżenia.
- Przypisanie do działu. Wypożyczenie i zwrot istnieją tylko w wersji eventowej, ale to, kto je widzi w menu, zależy od konfiguracji ról.
- Zwrot a zlecenie zwrotu. Powiązanie obu formularzy wynika z układu pól, a nie z osobnego potwierdzenia.
- Pole Uszkodzone. Opis podaje, gdzie oznaczenie się zapisuje, ale nie jego skutek dla stanu.
- Porównanie z wypożyczeniem. WMS nie porównuje zwrotu bezpośrednio z wypożyczeniem, więc limit ilości dotyczy zlecenia zwrotu.
Pytania do zadania na etapie analizy
Poniższe pytania nie są faktami o opisywanym projekcie. Pomagają ustalić, czy podobny obieg sprzętu ma sens w innym magazynie, a ankietę przed wdrożeniem opisuje artykuł o pytaniach przed wdrożeniem WMS.
- Termin zwrotu. Czy termin ma być wymagany w każdej pozycji, czy wystarczy pole opcjonalne?
- Zwrot częściowy. Jak ma wyglądać zwrot części sprzętu i co ma się stać z resztą?
- Lokalizacja zwrotu. Czy zwrócony sprzęt ma wracać do tej samej lokalizacji, z której wyszedł?
- Osoba zlecająca. Kto może zlecać wypożyczenia i czy ta lista ma być zamknięta?