Pytanie o koszt wdrożenia systemu WMS pada zwykle na pierwszym spotkaniu, a uczciwa odpowiedź brzmi: zależy od zakresu. Magazyn na 400 miejsc paletowych z jednym właścicielem towaru i magazyn operatora logistycznego 3PL obsługujący kilkunastu kontrahentów to dwa różne projekty, choć oba nazywają się tak samo. Poniżej rozkładamy wycenę na czynniki pierwsze - co wchodzi do budżetu, które decyzje go podnoszą, a które obniżają, i jakie dane trzeba zebrać, żeby dostać wiarygodną ofertę zamiast szerokich widełek.
Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.>Z czego składa się koszt wdrożenia systemu WMS
Budżet projektu WMS rzadko sprowadza się do jednej pozycji. Składa się na niego oprogramowanie, praca zespołu wdrożeniowego, sprzęt magazynowy oraz utrzymanie po uruchomieniu. Rozdzielenie tych elementów pozwala porównywać oferty dostawców, które na pierwszy rzut oka wyglądają nieporównywalnie.
| Składnik | Co obejmuje | Od czego zależy wysokość |
|---|---|---|
| Licencje oprogramowania | Prawo do korzystania z systemu przez określoną liczbę użytkowników i terminali, wybrane moduły funkcjonalne | Liczba stanowisk, zakres modułów, model licencjonowania |
| Prace wdrożeniowe | Analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja struktury magazynu, migracja kartotek i stanów, testy odbiorcze | Złożoność procesów, jakość danych źródłowych, liczba magazynów |
| Integracje | Wymiana dokumentów i kartotek z systemem ERP, sklepem internetowym, firmami kurierskimi | Liczba integrowanych systemów, dostępność gotowego konektora |
| Sprzęt magazynowy | Terminale z systemem Android, drukarki etykiet, czytniki kodów, punkty dostępowe sieci radiowej | Liczba urządzeń, warunki pracy, stan istniejącej infrastruktury |
| Szkolenia | Szkolenie operatorów terminali oraz kadry zarządzającej, dokumentacja stanowiskowa | Liczba pracowników, liczba zmian, rotacja kadry |
| Utrzymanie i wsparcie | Opieka serwisowa z określonym czasem reakcji, aktualizacje, środowisko serwerowe | Wymagany poziom SLA, model hostingu, tempo rozwoju systemu |
Pierwsze cztery pozycje to wydatek jednorazowy, dwie ostatnie wracają co roku. Porównując oferty, warto sprowadzić je do całkowitego kosztu posiadania w horyzoncie trzech lub pięciu lat - dopiero wtedy różnice między modelami rozliczeń stają się czytelne.
Modele licencjonowania - abonament czy licencja wieczysta
Oprogramowanie magazynowe rozlicza się dziś na dwa sposoby. Licencja wieczysta oznacza jednorazowy zakup prawa do korzystania z systemu, do którego dochodzi roczna opłata za opiekę serwisową i aktualizacje. Abonament rozkłada ten sam wydatek na miesięczne lub roczne raty, w których opieka i aktualizacje zwykle już się mieszczą.
Wybór nie sprowadza się do arytmetyki. Abonament obniża próg wejścia i przenosi wydatek z inwestycji na koszt bieżący, co bywa istotne przy ograniczonym budżecie inwestycyjnym. Model wieczysty daje przewidywalność w dłuższym horyzoncie i pełną niezależność od tempa zmian cennika dostawcy. Firmy o wyraźnej sezonowości - z liczbą użytkowników rosnącą tylko w szczycie - częściej wybierają abonament, bo pozwala skalować liczbę stanowisk w dół po sezonie.
Praktyczna wskazówka: zanim wybierzesz model, policz łączny koszt obu wariantów dla planowanego okresu użytkowania systemu. Punkt, w którym oba warianty się zrównują, wypada inaczej dla magazynu z pięcioma terminalami niż dla obiektu z pięćdziesięcioma.
Co podnosi, a co obniża koszt wdrożenia
Największe różnice w wycenie nie biorą się z powierzchni magazynu, tylko ze złożoności procesów i stanu danych. Dwa obiekty o tym samym metrażu potrafią różnić się budżetem kilkukrotnie.
Czynniki podnoszące budżet
Każda dodatkowa integracja to osobny projekt techniczny - mapowanie pól, uzgodnienie kierunku wymiany danych, testy na danych produkcyjnych. Podobnie działają procesy odbiegające od standardu: kompletacja dwustopniowa, obsługa partii produkcyjnych z datami ważności czy rozliczanie usług dodatkowych dla wielu kontrahentów wymagają konfiguracji wykraczającej poza gotowe szablony. Osobną pozycją bywa migracja danych - kartoteki prowadzone latami w arkuszach kalkulacyjnych trzeba oczyścić przed przeniesieniem, a ten nakład rzadko widać w pierwszym oszacowaniu.
Czynniki obniżające budżet
Magazyn pracujący na typowych procesach przyjęcia, składowania i wydania konfiguruje się szybciej, bo korzysta z gotowych szablonów. Posiadanie systemu ERP, do którego istnieje sprawdzony konektor, skraca etap integracji z tygodni do dni. Znaczenie ma też sprzęt: działająca sieć radiowa i terminale w dobrym stanie usuwają z budżetu całą pozycję sprzętową. Wdrożenie etapowe - najpierw przyjęcia i wydania, potem inwentaryzacja i moduły dodatkowe - rozkłada wydatek w czasie i pozwala sfinansować kolejne etapy z oszczędności uzyskanych na pierwszym.
Koszt utrzymania po starcie produkcyjnym
Uruchomienie produkcyjne nie kończy wydatków. Po wdrożeniu systemu WMS pozostają trzy stałe pozycje, które warto uwzględnić w rachunku od początku.
Opieka serwisowa obejmuje zgłoszenia użytkowników, poprawki i konsultacje. Jej cena zależy przede wszystkim od wymaganego czasu reakcji - magazyn pracujący na trzy zmiany potrzebuje innego poziomu SLA niż obiekt czynny w godzinach biurowych. Środowisko serwerowe to koszt serwera lub hostingu wraz z licencjami bazy danych; przy wariancie chmurowym pozycja ta zwykle wchodzi w abonament. Rozwój systemu pojawia się wtedy, gdy magazyn zmienia sposób pracy - dochodzi nowy kontrahent, nowy kanał sprzedaży albo obowiązek raportowy.
Do tego dochodzą szkolenia dla nowych pracowników. W magazynach o dużej rotacji kadry ta pozycja bywa stałym, comiesięcznym wydatkiem, a nie jednorazowym punktem harmonogramu.
Jak przygotować się do wyceny
Rzetelna oferta powstaje na danych, nie na opisie ogólnym. Im więcej z poniższych informacji przygotujesz przed rozmową, tym węższe będą widełki w odpowiedzi - a często zamiast widełek dostaniesz konkretną kwotę.
- Skala magazynu - liczba miejsc paletowych i lokalizacji, liczba magazynów oraz stref o odrębnych zasadach.
- Wolumen operacji - liczba dokumentów przyjęć i wydań na dobę, liczba pozycji na dokumencie, szczyty sezonowe.
- Asortyment - liczba indeksów, wymóg obsługi partii, numerów seryjnych lub dat ważności.
- Użytkownicy - liczba stanowisk biurowych, liczba terminali mobilnych, liczba zmian roboczych.
- Systemy w firmie - nazwa i wersja systemu ERP, sklep internetowy, integracje z firmami kurierskimi.
- Wymagania szczególne - praca w mroźni, towary niebezpieczne, obsługa towaru wielu właścicieli, wymogi audytowe.
- Harmonogram - oczekiwana data startu produkcyjnego oraz ograniczenia wynikające z sezonu.
Na podstawie tych danych przygotowujemy zakres prac i wycenę. Formularz zapytania znajdziesz na stronie wyceny SoftwareStudio - opisujemy w nim zakres, harmonogram i model rozliczenia, tak aby ofertę dało się porównać z propozycjami innych dostawców.
Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź też wady i zalety wdrożenia systemu WMS, główne wyzwania technologiczne przy wdrożeniu WMS oraz zakres systemów magazynowych na zamówienie.