Przyjęcie towaru z ceną z faktury wymaga w opisywanym wdrożeniu dwóch liczb obok siebie: ceny z zamówienia do dostawcy (symbol ZPZ) i wartości z faktury, którą magazynier wpisuje osobno. Cena z zamówienia zostaje zablokowana, a cenę jednostkową przyjęcia ekran wylicza z wartości. Opisujemy ten ekran przyjęcia PZ na przykładzie Studio WMS.net.
W przyjęciu do zamówienia cena z zamówienia trafia do zablokowanego pola Cena zamówienie. Wartość z faktury magazynier wpisuje w oknie edycji pozycji, a cena jednostkowa wylicza się jako wartość podzielona przez ilość. Obie ceny stoją w siatce pozycji obok siebie, a zatwierdzenie nie przejdzie, gdy dokument nie ma pozycji albo pozycja ma cenę zero.
Strona jest przeznaczona dla magazynu przyjęć i księgowości zakupów oraz dla kierownika magazynu, który porównuje funkcje systemów. To inny ekran niż formularz z artykułu o przyjęciu PZ ze zlecenia, dotyczący innego wdrożenia: pola i ich kolejność są tu inne, a ważną rolę odgrywają ceny.
Trzy pola prowadzą od dostawcy do pozycji zamówienia
Przyjęcie towaru do zamówienia (dokument PZ) prowadzi trzema polami w ustalonej kolejności: Dostawca, Nr zamówienia i Asortyment. Dostawcę wybiera się z listy aktywnych dostawców, a wyszukiwanie zaczyna się od dwóch znaków. Pole Firma jest tylko do odczytu i wypełnia się samo po wyborze zamówienia.
Lista Nr zamówienia zawiera zatwierdzone zamówienia do dostawcy w statusie nowym albo w realizacji. Etykieta wiersza składa się z priorytetu i numeru zamówienia, a lista jest posortowana malejąco po tej etykiecie. Lista Asortyment pokazuje pozycje wybranego zamówienia, a pozostała ilość jest widoczna w nawiasie przy nazwie artykułu.
Samo zamówienie do dostawcy, z kontrolą ceny zakupu i narzutu, opisuje artykuł o zamówieniu do dostawcy. Ogólny przebieg przyjęcia, od awizo przez bufor do zatwierdzenia, zestawia strona o przyjęciu towaru do magazynu.
Cena z zamówienia zostaje zablokowana
Po wyborze pozycji zamówienia ekran wpisuje cenę z zamówienia do pól Cena netto i Cena zamówienie. Pole Cena zamówienie jest zablokowane, a Cena netto jest osobnym polem pozycji przyjęcia. Magazynier widzi więc cenę zapisaną w zamówieniu, ale nie zmienia jej w tym polu.
Pozycja przyjęcia ma też pola praktyczne. Lokalizację wyszukuje się wśród aktywnych lokalizacji po adresie, a termin ważności wybiera z kalendarza od dziś do 1460 dni naprzód. Ilość mieści się między 0,01 a 9 999 999 i ma trzy miejsca po przecinku, a uwagi do pozycji mogą mieć do 200 znaków. Pozycję można też oznaczyć znacznikiem Gratis.
Przed dopisaniem pozycji ekran porównuje wpisaną ilość z pozostałą ilością pozycji zamówienia. Gdy ilość jest większa, pokazuje komunikat o ilości na zleceniu do realizacji i prosi o zmianę ilości na przyjęciu lub na zleceniu. Kontrola działa w ekranie. Po dopisaniu pozycji pola Dostawca i Nr zamówienia są zablokowane, a przy zapisie pozycji system oznacza zamówienie jako będące w realizacji.
Wartość z faktury wpisuje się w oknie edycji pozycji
Siatka pozycji pokazuje obok siebie cztery kolumny z cenami i wartościami: Cena zamówienie, Cena netto, Wartość netto i Wartość - faktura. Dalej stoją cztery kolumny: Nr partii, Termin ważności, Korekta i Gratis. Stopka siatki sumuje ilość oraz obie wartości, netto i z faktury, a sekcja Podsumowanie pokazuje liczbę artykułów i sztuk.
Wartość z faktury wpisuje się w oknie Edycja pozycji, które otwiera ikona edycji przy pozycji. Okno ma cztery grupy elementów oraz przyciski Zapisz i Anuluj.
- Tylko do odczytu lub zablokowane. Indeks, Nazwa, Ilość i Cena.
- Do wpisania. Pole Wartość, w którym magazynier wpisuje wartość z faktury.
- Partia i data. Pole Nr partii oraz Data ważności z przyciskiem Usuń datę.
- Znacznik. Znacznik gratis, który występuje także w oknie dopisywania pozycji.
Po wpisaniu wartości ekran liczy cenę jednostkową jako wartość podzieloną przez ilość, zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku. Zapis bez wartości zatrzymuje komunikat Proszę zapisać wartość! Ilość i cena są w tym oknie zablokowane.
Zatwierdzenie pilnuje cen w pozycjach
Przycisk Zapisz, czyli zatwierdzenie, nie przechodzi w dwóch przypadkach. Dokument bez pozycji kończy się oknem Blokada zatwierdzenia z komunikatem Brak pozycji dokumentu! Dokument z pozycją o cenie zero kończy się komunikatem Proszę uzupełnić cenę w pozycjach dokumentu!
Przycisk Bufor zapisuje dokument bez zatwierdzenia, ale także wymaga co najmniej jednej pozycji, więc pokazuje to samo okno Blokada zatwierdzenia. Przycisk Usuń pyta Czy chcesz usunąć dokument?
Przyjęcie bezpośrednie ma własną kontrolę ceny sprzedaży
Przyjęcie bezpośrednie bez zamówienia (dokument PZB) ma osobny ekran. Nagłówek ma pięć pól: Firma (wymagane, lista spółek grupy), Dostawca (wymagany dla PZB), Nr awizo, Nr dostawy oraz Z dnia, gdzie kalendarz sięga od 365 dni wstecz do dziś.
Asortyment wyszukuje się po indeksie i nazwie albo po kodzie kreskowym. Po wyborze artykułu ekran podstawia w polu Cena netto cenę zakupu z kartoteki, zapamiętuje w ukrytym polu cenę sprzedaży z kartoteki i ustawia lokalizację domyślną z kartoteki. Przy dopisaniu pozycji blokuje cenę wyższą od ceny sprzedaży komunikatem Cena jest większa od ceny sprzedaży! Ten sam komunikat pojawia się przy zapisie edycji, gdy cena wyliczona z wartości z faktury przekracza cenę sprzedaży.
| Etap | Przyjęcie do zamówienia (PZ) | Przyjęcie bezpośrednie (PZB) |
|---|---|---|
| Źródło pozycji | Pozycje wybranego zamówienia z pozostałą ilością | Wyszukiwanie asortymentu po indeksie lub nazwie |
| Cena początkowa | Cena z zamówienia, pole Cena zamówienie zablokowane | Cena zakupu z kartoteki |
| Kontrola ceny przy dopisaniu | Cena pochodzi z zamówienia, Cena netto bez dodatkowej kontroli | Blokada ceny wyższej od ceny sprzedaży z kartoteki |
| Kontrola ilości | Pozostała ilość zamówienia | Zakres od 0,01 do 9 999 999 |
| Wartość z faktury | Wpisywana w oknie edycji, cena wyliczana | Wpisywana w oknie edycji, cena wyliczana i sprawdzana względem ceny sprzedaży |
Cena z zamówienia zostaje obok, a cenę jednostkową przyjęcia system wylicza z wartości z faktury.
Zatwierdzone przyjęcie dostaje numer z licznika
Numer dokumentu PZ nadaje się przy zatwierdzeniu z licznika przyjęć. Po zatwierdzeniu ekran wywołuje osobne zapytanie, które w kodzie ekranu ma opis aktualizacja ceny zakupu w kartotece. Według dokumentacji analiza przedwdrożeniowa wymagała, by cena zakupu w kartotece aktualizowała się z przyjęć.
Cenę zakupu z kartoteki podstawia formularz zamówienia do dostawcy, który opisuje artykuł o kontroli ceny zakupu i narzutu. Zatwierdzona pozycja przyjęcia staje się potem dostawą, której właściciela i stan opisuje artykuł o stanie magazynu per dostawa i spółka.
Marżę liczoną po fakcie, na dostawie, omawia artykuł o realnej marży na dostawie, a marżę po kosztach logistyki - strona Więcej niż PZ i WZ. Dokumenty PZ i PZB zestawia strona o dokumentach magazynowych, a kartotekę, z której pochodzi cena zakupu - strona o kartotekach magazynowych.
Przykład przyjęcia jednego artykułu
Dane w przykładzie są wymyślone. Magazynier przyjmuje dostawę od Dostawcy Testowego do zamówienia ZPZ 26-1001. Wybiera dostawcę i zamówienie, a potem Artykuł A z pozostałą ilością 10 w nawiasie, a ekran wpisuje cenę 4,00 z zamówienia w zablokowane pole Cena zamówienie.
Po dopisaniu pozycji otwiera Edycję pozycji i wpisuje wartość z faktury 42,00. W oknie cena jednostkowa wylicza się na 4,20. Siatka ma kolumny Cena zamówienie, Cena netto, Wartość netto i Wartość - faktura. Magazynier zatwierdza dokument PZ 26-2001.
Artykuł B z tego samego zamówienia ma jeszcze pozostałą ilość, więc można go przyjąć kolejnym dokumentem.
Czego ten opis nie obejmuje
Opis dotyczy ekranów w przeglądarce. Cztery sprawy zostają poza nim:
- Różnica cen. Różnicę między ceną z zamówienia a wartością z faktury widać tylko w kolumnach siatki, bez osobnego komunikatu.
- Źródło pozostałej ilości. Nie wiemy, czy kontrola uwzględnia pozycje już dopisane do niezatwierdzonego przyjęcia, bo źródło tej wartości leży poza opisem.
- Aktualizacja ceny zakupu. Opisujemy wyłącznie to, że ekran wywołuje osobne zapytanie, a działania tego zapytania nie opisujemy.
- Kontrole w ekranie. Kontrole ilości i ceny działają w przeglądarce, a nie po stronie serwera.
Pytania do analizy przed podobnym wdrożeniem
Cztery pytania pomagają ustalić, jak ma wyglądać przyjęcie z fakturą w Twojej firmie.
- Różnica cen. Czy cena z zamówienia i cena z faktury w Twojej firmie bywają różne i kto dziś wyjaśnia tę różnicę?
- Pole do wpisania. Czy magazynier ma wpisywać wartość z faktury, czy cenę jednostkową, i które z tych pól powinno być zablokowane?
- Cena w kartotece. Co ma się stać z ceną zakupu w kartotece po przyjęciu droższej lub tańszej dostawy?
- Reszta zamówienia. Kto decyduje, co zrobić z częścią zamówienia, której dostawa jeszcze nie objęła, i co powinien zobaczyć przed decyzją?
Co dzieje się dalej, po stronie punktu odbierającego towar, opisuje artykuł o potwierdzeniu dostawy w punkcie sprzedaży.
Przyjęcie bez zlecenia, w którym lokalizację podaje się przy każdej pozycji, opisuje artykuł o przyjęciu PZB i PW.