Kartoteka magazynowa to pozycja słownika asortymentu, z którą wiąże się każdy ruch towaru. Dwa jej pola zachowują się inaczej niż pozostałe i to one tłumaczą większość ograniczeń w edycji.
Co zawiera kartoteka magazynowa
Przy zakładaniu wymagane są dwa pola: INDEKS oraz NAZWA. Bez nich zapis zostaje zablokowany, a przy pustych polach pojawia się gwiazdka. Magazyn podstawia się z pierwszej pozycji skorowidza i zmienia listą rozwijaną.
Pozostałe pola opisują towar od strony magazynu, nie sprzedaży. Cztery z nich rozstrzygają o zachowaniu systemu przy odkładaniu oraz przy wydaniu.
- Jednostka składowania - liczba sztuk na nośniku wraz z jego wymiarami; stąd wynika dobór gniazda.
- Kod kreskowy - symbol odczytywany skanerem, wiążący skan z tą kartoteką.
- Obsługa partii - znacznik decydujący, czy przy przyjęciu wymagany jest numer partii wraz z datą ważności.
- Klasa rotacji - zaszeregowanie liczone z historii pobrań, używane przy podpowiedzi miejsca składowania.
Pola INDEKS oraz ILOŚĆ nie podlegają edycji po zapisaniu kartoteki. Pierwsze jest kluczem wiążącym dokumenty, więc jego zmiana rozspójniłaby historię. Drugie wynika z zarejestrowanych ruchów, a nie z wpisu - korektę stanu wykonuje się dokumentem różnicy, co opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.
Zakładanie oraz poprawianie
| Funkcja | Polecenie | Opis działania |
|---|---|---|
| Dopisanie nowej kartoteki | DOPISZ | Otwiera formularz z wymaganymi polami INDEKS i NAZWA, zapisywany poleceniem ZAPISZ |
| Edycja danych | EDYCJA | Otwiera formularz kartoteki do modyfikacji wybranych pól, poza INDEKS i ILOŚĆ |
| Modyfikacja tabelaryczna | podwójne kliknięcie pola | Szybka korekta danych bezpośrednio z widoku listy, bez otwierania formularza |
| Podgląd szczegółów | PODGLĄD | Wyświetla dane ewidencyjne razem ze stanami wg lokalizacji oraz zestawieniem obrotów |
| Historia obrotów | zakładka historii | Prezentuje zapisy dokumentów pogrupowane wg miesięcy, z możliwością eksportu do Excela |
| Powrót do pulpitu | HOME | Przenosi użytkownika z powrotem do strony głównej systemu |
Poprawki wprowadza się w dwóch trybach. Tabelaryczny działa dwuklikiem w polu i nadaje się do jednej wartości. Formularz otwierany poleceniem EDYCJA sprawdza się wtedy, gdy zmienia się kilka pól naraz.
Podgląd zbiera w jednym oknie dane ewidencyjne, stany magazynowe według miejsc składowania oraz zestawienie obrotów wg typów dokumentów w poszczególnych miesiącach. Historię zapisów da się sortować oraz wyeksportować do arkusza.
Do kartoteki dołącza się pliki: zdjęcie w formacie JPG, z którego powstaje miniatura 200x100 pikseli, albo dokument - kartę charakterystyki czy certyfikat. Pojedynczy załącznik nie przekracza 1 MB, a ich liczba pozostaje dowolna.
Kody kreskowe przypisane do kartoteki
Skan podstawia kartotekę, zamiast kazać jej szukać na liście. Jeden indeks miewa kilka kodów, bo opakowanie zbiorcze nosi inny numer handlowy niż pojedyncza sztuka - przy przyjęciu palety oraz przy kompletacji skanuje się więc różne symbole.
Kod nieprzypisany do żadnej kartoteki zostaje odrzucony przy odczycie. To zachowanie celowe: przyjęcie towaru spoza słownika stworzyłoby stan na pozycji, której nie da się później rozliczyć. Budowę symboli opisuje strona o kodach kreskowych, a oznaczenie nośnika - materiał o etykiecie logistycznej GS1.
Odczyt odbywa się na terminalu, a zapis idzie wprost do bazy - opisuje to strona o kolektorze danych. Znacznik obsługi partii uruchamia przy przyjęciu dodatkowe pola, co porządkuje strona o partiach produkcyjnych.
Import kartotek z pliku XLS
Zakładanie pojedynczo sprawdza się przy uzupełnianiu asortymentu na bieżąco. Przy uruchomieniu magazynu albo wprowadzeniu całej linii produktowej liczy się co innego, dlatego kartoteki wczytuje się z arkusza jedną operacją.
Kolumny arkusza odpowiadają polom formularza. Wiersz bez indeksu albo z symbolem już istniejącym zostaje odrzucony i trafia na raport z importu, zamiast nadpisywać zapisaną wcześniej pozycję.
Pozostałe słowniki systemu zbiera strona o kartotekach w systemie WMS, a pełny zakres funkcji - opis systemu WMS.
Kody EAN opakowań zbiorczych w oknie zamówienia punktu opisuje artykuł o opakowaniach zbiorczych w zamówieniu, a cenę zakupu z kartoteki w przyjęciu - artykuł o przyjęciu z wartością z faktury.
Pola z ERP, które decydują o pytaniach kolektora po skanie kodu, opisuje artykuł o kartotece sterującej kolektorem, a rozpoznawanie kodu i maski w jednym polu - artykuł o jednym polu Kod na kolektorze.