Obok kartoteki asortymentu system prowadzi kilka innych słowników. Każdy opisuje inny obiekt, ale wszystkie zachowują się tak samo: pozycja użyta w dokumencie zostaje w bazie na stałe, bo bez niej historia przestałaby się rozliczać.
Jakie słowniki prowadzi system
Polecenie KARTOTEKI w panelu głównym otwiera listę słowników. Po wybraniu jednego pojawia się wykaz pozycji razem z poleceniami dopisania oraz edycji, a kolumny da się sortować i filtrować.
| Kartoteka | Co zawiera | Główne zastosowanie |
|---|---|---|
| Kontrahenci | Nazwa, skrócona nazwa, NIP, kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr referencyjny | Ewidencja klientów i dostawców, podstawa dokumentów PZ i WZ |
| Pracownicy | Imię i nazwisko, stanowisko, uprawnienia | Przypisanie operacji magazynowych do konkretnego użytkownika |
| Przewoźnicy | Dane firmy transportowej, trasy dostaw | Planowanie odbiorów i wysyłek towaru |
| Lokalizacje | Adres regału, poziom, kolumna, pojemność | Zarządzanie miejscami składowania w magazynie |
| Palety | Numer SSCC, zawartość, status | Śledzenie jednostek logistycznych w obrocie magazynowym |
| Usługi | Nazwa usługi, cennik, jednostka rozliczeniowa | Rozliczanie kosztów magazynowania dla kontrahentów |
Kartoteka lokalizacji odpowiada za adresy gniazd wraz z pojemnością - opisuje ją strona o miejscach składowania. Kartoteka palet prowadzi numery nośników zgodne z etykietą logistyczną GS1, a kartoteka usług - stawki używane przy rozliczeniu kosztów magazynowych.
Pozycji użytej w dokumencie nie da się usunąć. Zamiast kasowania odznacza się znacznik aktywności: kartoteka znika z list wyboru przy nowych operacjach, ale pozostaje widoczna w dokumentach sprzed zmiany.
Co zawiera kartoteka kontrahenta
Lista kontrahentów pokazuje nazwę wraz z nazwą skróconą, numer NIP oraz adres. Numer NIP rozstrzyga, czy dopisywana firma nie figuruje już w słowniku - bez tego sprawdzenia ten sam odbiorca trafia do bazy kilka razy pod różnymi zapisami nazwy.
Ten sam kontrahent bywa jednocześnie dostawcą i odbiorcą. Rola nie jest osobnym wpisem, tylko wynika z typu dokumentu: przy przyjęciu występuje jako dostawca, przy wydaniu jako odbiorca.
Numer referencyjny wiąże pozycję z odpowiednikiem w systemie nadrzędnym. To po nim wymiana danych rozpoznaje kontrahenta, więc zmiana nazwy po stronie ERP nie gubi powiązania, a zmiana numeru referencyjnego owszem.
Kartoteka pracowników przypisuje operację do konkretnej osoby, a uprawnienia decydują, które polecenia widzi po zalogowaniu. Osobę, która odeszła, wyłącza się znacznikiem - jej podpisy pod dokumentami zostają nienaruszone.
Import oraz eksport z arkusza
Pozycje wczytuje się z pliku XLS osobno dla każdej kategorii. Kolumny odpowiadają polom formularza, a wiersz z brakującym polem wymaganym trafia na raport zamiast wchodzić do bazy w postaci niepełnej.
Eksport działa w drugą stronę i przydaje się przy porządkowaniu słownika. Wykaz wyciągnięty do arkusza pozwala znaleźć duplikaty po numerze NIP albo pozycje bez numeru referencyjnego, zanim zatrzymają wymianę z systemem nadrzędnym.
Zakres kartoteki asortymentu opisuje osobna strona o kartotekach magazynowych, razem z polami wymaganymi przy zakładaniu oraz obsługą załączników.
Własna kartoteka czy dane z systemu nadrzędnego
Magazyn może prowadzić własną kartotekę materiałową albo pobierać ją z systemu nadrzędnego. Wybór rozstrzyga się przed uruchomieniem, bo przesądza o tym, która strona zakłada nowe pozycje.
Przy danych schodzących z ERP magazyn dopisuje własne pola: jednostkę składowania, wymiary nośnika oraz klasę rotacji. Te wartości nie wracają do systemu nadrzędnego, bo tam nie mają zastosowania - schemat wymiany opisuje strona o integracji z ERP.
W magazynie obsługującym cudzy towar słownik bywa dzielony według właściciela. Kontrahent widzi wtedy wyłącznie własne pozycje, co opisuje strona o magazynie klienta, a pełny zakres funkcji - opis systemu WMS.
Powiązanie kodu handlowego z kodem bazowym w jednym z wdrożeń produkcyjnych opisuje artykuł o zmianie indeksu i kompletach w WMS.
Wybór asortymentu przyjmowanego z kartoteki kontrahenta przy przesunięciu między magazynami opisuje artykuł o przesunięciu międzymagazynowym.