Dostawa przyjeżdża z większą ilością niż w zleceniu albo z towarem, którego w zleceniu nie ma. Nadmiar przy przyjęciu towaru w WMS w opisywanym wdrożeniu nie wchodzi na stan: zapisuje się go jako wiersz dokumentu PZ o ilości zero.
Nadmiar to wiersz dokumentu PZ, w którym ilość wynosi zero, a ilość nadmiarowa leży w osobnym polu. Stan magazynowy sumuje ilości zatwierdzonych wierszy, więc taki wiersz go nie zmienia, a eksport do ERP bierze tylko wiersze o ilości różnej od zera. Po zatwierdzeniu dokumentu nadmiar zostaje w nim jako ślad rozbieżności z dostawą.
Dostawa większa niż zamówienie nie może zepsuć stanu
Kierownik przyjęć potrzebuje dwóch rzeczy naraz: stan magazynowy ma odpowiadać zamówieniu, a rozbieżność z dostawą musi zostać zapisana tak, żeby dział zamówień i zakupów miał do czego wrócić w rozmowie z dostawcą.
Według dokumentacji wdrożenia wiersz nadmiaru miał mieć ilość zero, a ilość w osobnym polu. Celem było raportowanie odchyleń w dostawie względem dokumentu zakupu bez wpływu na stany magazynowe, a niedobory miała korygować strona ERP.
Wiersz o ilości zero zamiast pozycji na stanie
Można by oczekiwać, że nadmiar zwiększy stan, a tu zostaje osobnym wierszem o ilości zero. Zapis powstaje na dokumencie w buforze razem ze zwykłymi pozycjami tego samego przyjęcia, więc magazynier nie zakłada drugiego dokumentu.
Stan magazynowy sumuje ilości zatwierdzonych wierszy, więc wiersz o ilości zero niczego do niego nie dodaje. Eksport dokumentów do ERP bierze tylko wiersze o ilości różnej od zera, dlatego nadmiar do ERP nie trafia. Zatwierdzenie dokumentu PZ zatwierdza wszystkie jego wiersze, także wiersze nadmiaru, więc nadmiar zostaje w zatwierdzonym przyjęciu jako ślad rozbieżności.
Nadmiar nie zwiększa stanu i nie trafia do ERP, ale zostaje w dokumencie jako ślad rozbieżności z dostawą.
Kolektor pyta o nadmiar w trzech sytuacjach
Kolektor przyjęcia rozróżnia trzy sytuacje: towar spoza zlecenia, towar przyjęty już w całości i towar po terminie. Dla dwóch pierwszych pytanie o nadmiar pada zaraz po zeskanowaniu kodu, a nie dopiero po Koniec skanowania. Dla towaru po terminie pada po podaniu terminu.
Dla towaru spoza zlecenia ekran pokazuje czerwony napis „Poza Zleceniem” i pytanie „Towar nie znajduje się na zleceniu. Czy chcesz zarejestrować nadmiar?”. Ten sam napis pojawia się przy towarze przyjętym w całości, a pytanie brzmi wtedy „Towar został przyjęty w całości. Czy chcesz zarejestrować nadmiar?”. Odpowiedź NIE czyści kod i wraca do pola kodu. Dalszego przebiegu po odpowiedzi TAK dla tych dwóch sytuacji tu nie opisujemy.
Dla towaru po terminie pytanie brzmi „Towar przeterminowany!”, a pod nim pojawia się data i pytanie „Czy chcesz zarejestrować nadmiar?”. Po odpowiedzi TAK podpis pola ilości zmienia się na „Ilość nadmiarowa”. Gdy pytanie padło przy lokalizacji, w ścieżkach kierujących nadmiar do strefy nadwyżek zmienia się także podpis lokalizacji na „Lokalizacja nadmiarowa”. Czy towar po terminie w ogóle wymaga terminu, rozstrzyga kartoteka, o czym pisze artykuł o kartotece sterującej kolektorem; samą kontrolę terminu przy przyjęciu opisuje artykuł o ostrzeżeniu zamiast zakazu.
| Sytuacja | Komunikat na kolektorze | Co zapisuje WMS |
|---|---|---|
| Towar spoza zlecenia | „Towar nie znajduje się na zleceniu. Czy chcesz zarejestrować nadmiar?” | Pytanie TAK lub NIE; dalszy przebieg po TAK poza opisem |
| Towar przyjęty w całości | „Towar został przyjęty w całości. Czy chcesz zarejestrować nadmiar?” | Pytanie TAK lub NIE; dalszy przebieg po TAK poza opisem |
| Towar po terminie | „Towar przeterminowany!” z datą i pytaniem o nadmiar | Wiersz o ilości zero z ilością nadmiarową |
| Ilość ponad pozostałą na pozycji | „Ilość większa niż pozostało do przyjęcia dla bieżącej pozycji zlecenia! (N)” | Blokada: nic się nie zapisuje |
W ścieżce zapisu, która kieruje nadmiar do strefy nadwyżek, kolektor sprawdza na ekranie, czy lokalizacja leży w tej strefie, i inaczej odpowiada „Podana lokalizacja nie znajduje się na strefie nadwyżek!”. Dla towaru z numerem seryjnym ilość nadmiarowa wynosi 1. Wiersz jest powiązany ze zleceniem, ale nie z jego pozycją, a zapis kończy komunikat „Nadmiar zarejestrowany”.
Inne wdrożenie opisane w witrynie traktuje przyjęcie pozycji spoza zlecenia inaczej, bo paleta trafia wtedy na lokalizację wirtualną: pokazuje to artykuł o etykiecie GS1-128 w WMS. Tutaj opisujemy wyłącznie ekran z pytaniem o nadmiar.
Ilość ponad zamówienie jest blokowana, a nadmiar to osobna decyzja
Ilość ponad pozostałą na pozycji zlecenia nie jest na kolektorze nadmiarem. Ekran ją blokuje komunikatami „Ilość większa niż pozostało do przyjęcia dla bieżącej pozycji zlecenia! (N)” i „Na zleceniu pozostało do przyjęcia N szt!”, gdzie N to ilość pozostała. Nadmiar jest więc osobną decyzją, a nie skutkiem wpisania za dużej liczby.
Pytanie „ile jeszcze można przyjąć” ma w tym wdrożeniu dwa poziomy. Lista zleceń na kolektorze uwzględnia bufor: zlecenie pokazuje się, dopóki zlecona ilość jest większa niż ilość już wpisana na dokumenty, także niezatwierdzone. Zlecenie zamyka się dopiero przy zatwierdzeniu dokumentu, gdy wśród zatwierdzonych przyjęć nie ma pozycji z ilością pozostałą. Wiersz nadmiaru nie zmienia żadnego z tych dwóch liczników. Formularz PZ z limitem ilości względem zlecenia w innym wdrożeniu opisuje artykuł o przyjęciu PZ ze zlecenia.
Przyjmowanie nadmiaru na stanowisku www
Na stanowisku www przycisk Przyjmij nadmiar przełącza wybór asortymentu na całą kartotekę magazynu, zamiast pozycji zlecenia, i blokuje trzy pola danych towaru: partię, numer seryjny i termin. Przycisk Dodaj zapisuje wtedy tylko wiersz nadmiaru. Przycisk Przyjmij pozycję zleconą wraca do zwykłego przyjęcia.
Pod formularzem przyjęcia dokument ma dwie tabele: pozycje zwykłe oraz Pozycje nadmiarowe, w której widać symbol towaru, nazwę, lokalizację i ilość nadmiarową. Ogólny przebieg przyjęcia od awizo do dokumentu opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu, a rozbieżności ilości w dokumencie celnym artykuł o przyjęciu pod dozorem celnym.
Co zostaje w dokumencie po zatwierdzeniu
Po zatwierdzeniu dokumentu nadmiar zostaje w nim jako pozycja o ilości zero. Ilość nadmiarowa jest widoczna w formularzu przyjęcia, dopóki dokument jest w buforze. Stan towaru i eksport do ERP go nie obejmują, ale dokument go zachowuje, więc dział zamówień i zakupów ma ślad do rozmowy z dostawcą.
Co dalej dzieje się z samym zamówieniem w ERP, opisuje artykuł o statusie zamówienia zgłaszanym z magazynu. Stany po przyjęciu zestawia strona o stanach magazynowych, a rodzaje dokumentów strona o dokumentach magazynowych.
Przykład: dostawa z czterema sztukami ponad zamówienie
Przykład: Zlecenie 26-1001 zamawia dziesięć sztuk Artykułu A. Dostawca przywozi dziesięć sztuk Artykułu A i cztery sztuki Artykułu B, którego nie ma na zleceniu. Magazynier przyjmuje Artykuł A zwykłą pozycją, a dokument pozostaje otwarty w buforze.
Kierownik przyjęć na stanowisku www klika Przyjmij nadmiar, wybiera Artykuł B, wpisuje cztery sztuki i Dodaj. W tabeli Pozycje nadmiarowe pojawia się wiersz, a stan Artykułu B nie rośnie. Po zatwierdzeniu dokumentu nadmiar zostaje w nim jako wiersz o ilości zero, więc dział zamówień i zakupów ma ślad do rozmowy z dostawcą, a w eksporcie do ERP jest tylko dziesięć sztuk Artykułu A. Dane tego przykładu są wymyślone.
Pytania do zadania na etapie analizy
Zanim ktoś zaprojektuje podobną regułę u siebie, powinien odpowiedzieć na cztery pytania. Od odpowiedzi zależy, kto decyduje o nadmiarze i co dostaje dostawca.
- Rozliczenie dostaw. Jak dziś rozliczacie dostawy, w których na palecie jest więcej niż w zamówieniu?
- Towar spoza zamówienia. Czy towar spoza zamówienia ma wchodzić na stan, czy czekać na decyzję działu zamówień i zakupów?
- Decyzja o nadmiarze. Kto w firmie ma decydować, czy zarejestrować nadmiar: magazynier czy kierownik przyjęć?
- Zestawienie rozbieżności. Jak ma wyglądać zestawienie rozbieżności dostaw, które dostawca dostaje do rozliczenia?