Program przyjmuje towar zgodnie z przyjęciem fizycznym, a rozbieżność zamienia w dokument: znacznik niezgodności i protokół rozbieżności, które blokują okno agenta celnego. Opisujemy to na przykładzie przyjęcia PZ typu PM w opisywanym wdrożeniu firmy magazynowej, od awizacji do numeru DSK wpisanego przez agenta.
Ogólny przebieg przyjęcia opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu, a rodzaje dokumentów zestawia strona o dokumentach magazynowych. Tutaj zajmujemy się tym, co dodaje dozór celny: bufor klienta, kontrole na terminalu i droga dokumentu do agenta. Okno agenta opisuje osobna strona o agencie celnym w WMS.
Awizacja w buforze klienta
Bez awizacji nie ma przyjęcia: kierownik magazynu dopisuje zlecenie ZPZ, aby zrealizować dostawę. Klient robi to sam w swoim koncie, które opisuje strona o magazynie klienta. Zlecenie klienta trafia zawsze do bufora, więc można je poprawiać do chwili, gdy magazyn je zatwierdzi. Zatwierdzone zlecenie jest zablokowane do edycji, a formularz odpowiada Zlecenie zatwierdzone, blokada edycji! przy każdej próbie zmiany.
Rezerwację rampy dla awizowanej dostawy opisuje strona o awizacji dostaw. Poza kontrahentem nagłówek zlecenia ZPZ ma sześć pól. Pięć z nich zestawia lista.
- Rodzaj dostawy. Pole wymagane. Rozstrzyga, czy zlecenie ma typ PM, czy KM.
- Numer rejestracyjny środka transportu. Do 20 znaków, wymagany w trybie magazynu.
- Przewidywana data dostawy. Od wczoraj do roku naprzód.
- Uwagi i numer awizo. Uwagi do 200 znaków, numer awizo do 20 znaków.
Szóste pole to pole wyboru Wysoki priorytet. Do zlecenia można też załączać pliki. Dane zlecenia przepisują się do dokumentu PZ: rodzaj dostawy i numer pojazdu zostają podstawione i zablokowane.
Przyjęcie na terminalu: kolejność skanów
Pracownik zaczyna od numeru zlecenia, wybranego z listy zleceń do realizacji albo zeskanowanego. Kolejne pole pojawia się dopiero po poprawnym wypełnieniu poprzedniego. Cała droga dokumentu typu PM, od awizacji do wejścia towaru na stan, zmieści się na jednym schemacie.
| Krok | Pole | Kontrola |
|---|---|---|
| 1 | Numer zlecenia | Wybór z listy albo skan. Błędny numer: Podany numer zlecenia nie istnieje lub został już zrealizowany! |
| 2 | Numer nośnika | Wpisanie 0 nadaje nowy numer. Puste pole: Podaj numer palety! |
| 3 | Kod EAN | Musi zgadzać się z pozycją zlecenia: Kod EAN produktu nie zgadza się z kodem pozycji dokumentu! |
| 4 | Ilość | Większa od zera: Ilość musi być większa od 0! Ilość większa niż na zleceniu daje ostrzeżenie. |
| 5 | Lokalizacja docelowa | Cztery kontrole lokalizacji. Poprawna lokalizacja zapisuje pozycję. |
Po zapisie pozycji terminal przechodzi do następnej niezrealizowanej pozycji zlecenia, a po ostatniej zatwierdza dokument pytaniem Dokument został zatwierdzony. Czy chcesz zrealizować nowy dokument? Pozycje można też przeglądać przyciskami Poprzednia pozycja i Następna pozycja. Pól partii i dat ma tylko formularz w przeglądarce. Terminal ich nie pyta i nie pyta też o numer DSK.
Terminal pracuje z programem wyłącznie online, a zasięg sieci opisuje strona o terminalu radiowym.
Dla pracownika oznacza to prostą zasadę: po każdym błędzie skanu pole zostaje wyczyszczone i zaznaczone, więc można od razu skanować ponownie, a kolejne kroki pozostają ukryte do czasu poprawnego wpisu. Pracownik nie musi pamiętać o kolejności, bo prowadzi go ekran. Kierownik magazynu widzi natomiast skutki dopiero w dokumencie: pozycje zapisane po kolei i dostawę ze znacznikiem niezgodności, jeśli ilość się nie zgadzała.
Cztery kontrole lokalizacji
Po zeskanowaniu lokalizacji terminal sprawdza ją czterema kontrolami. Każda niespełniona kontrola blokuje zapis pozycji i wyświetla krótki komunikat. Skan może też zawierać długi numer liczbowy, który terminal zamienia na kod miejsca składowania.
| Komunikat | Co sprawdza terminal |
|---|---|
| Podana lokalizacja nie istnieje! | Kod nie odpowiada żadnej lokalizacji |
| Podana lokalizacja jest wyłączona! | Lokalizacja jest wyłączona z użycia |
| Podana lokalizacja jest nieaktywna! | Lokalizacja ma status nieaktywnej |
| Podana lokalizacja jest zablokowana! | Na lokalizacji jest blokada |
Miejsca składowania opisuje strona o miejscach składowania, a podział magazynu na strefy - artykuł o strefach lokalizacji w WMS.
Ilość inna niż w zleceniu
Przyjęcie ilości innej niż na zleceniu nie jest blokowane. Formularz w przeglądarce ostrzega z dźwiękiem zarówno przy ilości większej (Ilość większa niż na zleceniu (N) !), jak i mniejszej (Ilość mniejsza niż na zleceniu (N) !), gdzie N oznacza ilość ze zlecenia. Terminal ostrzega tylko przy ilości większej: Ilość jest większa od ilości na zleceniu (N).
Pozycja zapisuje się mimo ostrzeżenia, ale dostawa dostaje znacznik niezgodności. Według specyfikacji każda dopisana pozycja startuje jako niezgodna, a przy zapisie do bufora program porównuje PZ ze zleceniem ZPZ i przy pełnej zgodności zeruje znacznik. Opisujemy to jako ustalenie projektowe.
Ilość inna niż w zleceniu nie blokuje zapisu pozycji. Dostawa dostaje znacznik niezgodności, a okno agenta celnego otworzy się dopiero po załączeniu protokołu rozbieżności.
Przykład z wymyślonymi liczbami: zlecenie ZPZ ma pozycję na 40 sztuk, a pracownik skanuje 44. Terminal ostrzega z dźwiękiem, że ilość jest większa niż na zleceniu, i zapisuje pozycję. Kierownik magazynu zobaczy później dostawę ze znacznikiem niezgodności i będzie musiał załączyć protokół, zanim agent otworzy swoje okno. Przy 36 sztukach ostrzeże tylko formularz w przeglądarce, a terminal przyjmie ilość bez słowa. Niedobór zamyka się według ustaleń ręcznie, więc różnica 4 sztuk nie wisi na zleceniu bez końca.
Protokół rozbieżności przed oknem agenta
Dokument typu PM z dostawą niezgodną nie przejdzie do agenta bez protokołu rozbieżności. Na liście dokumentów PZ w buforze, w menu przeglądarki roli magazynu, są przyciski Zatwierdź protokół rozbieżności i Agent celny. Okno agenta otwiera się dla dostawy niezgodnej dopiero wtedy, gdy protokół został załączony i zaznaczony. Do tego czasu formularz pokazuje komunikat widoczny na makiecie.
Dalsze kroki agenta opisuje strona o agencie celnym w WMS: numer DSK wpisuje on w jednym polu, a zatwierdzenie nadaje numerowi dokumentu końcówkę PM. Całe wdrożenie przedstawia studium przypadku magazynu celnego.
Przypadki szczególne przy przyjęciu
Na spotkaniach ustalono, jak magazyn postępuje w czterech przypadkach. To ustalenia procesowe, a nie komunikaty programu.
- Uszkodzenie. Towar uszkodzony trafia na lokalizację z blokadą, a sprawę wyjaśnia się z dostawcą.
- Niedobór. Zlecenie zamyka się ręcznie.
- Nadwyżka. Towar jest przyjmowany.
- Kontener. Przyjęcie kontenera wykonuje się jednego dnia.
Według tych samych ustaleń cała dostawa trafia najpierw na lokalizację strefy przyjęć. Tam następuje weryfikacja uszkodzeń i oklejenie nośników numerem kartonu albo palety. Przyjęcie kontenera paleta po palecie opisuje artykuł o przyjęciu kontenera z liczbą kartonów, a kontrolę każdego kartonu na palecie - strona o przyjęciu palety z kartonami. Przepakowanie kartonów na paletę po przyjęciu opisuje artykuł o przepakowaniu w WMS.
Przed wdrożeniem trzeba ustalić z klientem, czy awizuje każdą dostawę, bo bez zlecenia ZPZ dokument PZ nie powstanie. Z operatorami magazynu trzeba ustalić, kto reaguje na komunikat o lokalizacji i kto załącza protokół rozbieżności. Z agentem trzeba ustalić, skąd dowie się, że protokół jest gotowy. Powiadomienia do klienta po przyjęciu pozostają w ustaleniach sprawą otwartą, więc tej strony nie czytamy jako obietnicy takiej funkcji.
Nie obiecujemy skrócenia czasu przyjęcia ani mniejszej liczby rozbieżności. Program zapisuje to, co pracownik zeskanował, oznacza niezgodność i pilnuje kolejności dokumentów. Ocena, czy dostawa jest zgodna z zamówieniem, zostaje po stronie ludzi.