Wydanie towaru zostawia ślad w dwóch miejscach: w stanie magazynowym oraz w dokumencie, który to zmniejszenie uzasadnia. Bez drugiego elementu różnica po spisie z natury nie ma źródła do sprawdzenia.
Jak prowadzić ewidencję wydań
Zapis powstaje w chwili pobrania, nie po zamknięciu zmiany. Operator skanuje gniazdo oraz towar, a system dopisuje ruch ze znacznikiem czasu wraz z identyfikatorem osoby - dzięki temu przy reklamacji po dwóch miesiącach wiadomo, kto pobierał i skąd.
Cały przebieg zaczyna się wcześniej, od zlecenia wydania. To dokument planistyczny: rezerwuje towar, ale nie zmienia jeszcze stanu dostępnego. Dopiero po skompletowaniu pozycji powstaje z niego dokument wydania, a rezerwacja zamienia się w rzeczywiste zdjęcie ze stanu.
Rozdzielenie zlecenia od dokumentu wydania ma jeden praktyczny skutek. Towar zarezerwowany pod zamówienie przestaje być widoczny jako dostępny, więc sprzedaż nie obieca go drugiemu odbiorcy w czasie, gdy operator idzie po niego przez halę.
Rodzaje dokumentów wydania
Dokumenty różnią się według dwóch kryteriów: czy towar opuszcza firmę oraz czy zmienia magazyn. Stąd osobne symbole dla wydania na zewnątrz, rozchodu wewnętrznego i przesunięcia między magazynami.
| Symbol | Pełna nazwa | Zastosowanie w ewidencji wydań |
|---|---|---|
| WZ | Wydanie Zewnętrzne | Rejestruje wydanie towaru do odbiorcy zewnętrznego, podstawowy dokument ewidencji wydań |
| ZWZ | Zlecenie Wydania Zewnętrznego | Zlecenie poprzedzające wydanie, na jego podstawie generowany jest dokument WZ |
| RW | Wydanie Wewnętrzne (Rozchód Wewnętrzny) | Obniża stan magazynowy bez wydania na zewnątrz, np. na potrzeby produkcji |
| MM | Przesunięcie Międzymagazynowe | Rejestruje przemieszczenie towaru pomiędzy magazynami tej samej firmy |
Rozchód wewnętrzny obniża stan bez kontrahenta - towar idzie na produkcję albo do przepakowania. Przesunięcie międzymagazynowe nie zmienia stanu całkowitego firmy, przenosi tylko zapas między obiektami, więc w zestawieniu zbiorczym obie strony się znoszą.
Powiązanie dokumentu z konkretnym nośnikiem daje numer SSCC zeskanowany przy załadunku. Przy reklamacji partii pozwala to wskazać odbiorców, do których trafiła, bez przeglądania papierowych protokołów.
Kontrola przed załadunkiem
System porównuje zeskanowany nośnik z pozycjami zlecenia i zatrzymuje operację przy niezgodności. To moment, w którym błąd kosztuje najmniej - paleta stoi jeszcze przy rampie, a nie u odbiorcy.
- Zgodność indeksu - zeskanowany towar musi odpowiadać pozycji zlecenia, inaczej zapis zostaje odrzucony.
- Reguła wydania - przy partiach z datą trwałości system wskazuje nośnik o najkrótszym terminie, zamiast pozostawiać wybór operatorowi.
- Komplet pozycji - dokument nie zamknie się, dopóki któraś pozycja zlecenia pozostaje niepotwierdzona.
- Blokada lokalizacji - gniazdo objęte arkuszem spisowym nie oddaje towaru do kompletacji aż do zamknięcia inwentaryzacji.
Korekta po zatwierdzeniu polega na dopisaniu ruchu przeciwnego, nie na edycji zapisu. Historia zostaje w bazie, więc zestawienie sprzed kwartału nadal daje ten sam wynik. Szerzej opisuje to strona o wydaniu z magazynu.
Co powstaje z zarejestrowanych wydań
Z tych samych ruchów liczą się zestawienia, których nikt nie musi przygotowywać osobno. Rotacja indeksu wynika z liczby pobrań w okresie, wydajność zmiany - z liczby pozycji potwierdzonych przez operatora, a obciążenie stref z rozkładu pobrań na gniazda.
Dane wychodzą do systemu nadrzędnego tą samą drogą co dokumenty przyjęcia, co opisuje materiał o integracji z ERP. Po stronie magazynu bieżący podgląd operacji pokazuje pozycje oczekujące na przekazanie, więc zerwaną wymianę widać tego samego dnia.
Pelną listę dokumentów obrotu zbiera strona o dokumentach magazynowych, a zakres funkcji - opis systemu WMS.
Zatwierdzenie wydania po skanie każdej sztuki na palecie opisuje artykuł o pakowaniu z weryfikacją skanem.
Dokument MM z tabeli powyżej opisuje artykuł o przesunięciu międzymagazynowym w dwóch dokumentach, a formularz WZ - artykuł o wydaniu WZ ze zlecenia.
Zlecenie wydania rozliczane częściami, w kilku dokumentach WZ, opisuje artykuł o wydaniu bezpośrednim i kompletacji.
Zlecenie ZWZ, które zapisuje potrzebę towarową i zamyka je dopiero dokument WZ, opisuje artykuł o zapotrzebowaniu towarowym jako zleceniu wydania ZWZ.
Kontrolę wydania palety skanem etykiety i numeru odbiorcy opisuje artykuł o kontroli załadunku palety. Wydruki do jednej wysyłki zestawia artykuł o packing liście w WMS.
Potwierdzenie dostawy po stronie punktu odbierającego opisuje artykuł o potwierdzeniu dostawy w punkcie sprzedaży.
Zwrot towaru z wydanego zamówienia, w dwóch etapach z buforem, opisuje artykuł o zwrocie od klienta w dwóch etapach.