Paleta zwrotna jest własnością kogoś innego niż towar, który na niej stoi. Gdy towar wyjeżdża do odbiorcy, palety powinny wrócić albo zostać rozliczone. Bez ewidencji po kilku miesiącach nikt nie wie, ile palet leży u którego kontrahenta. Studio PWS.net prowadzi saldo palet z każdym kontrahentem osobno dla każdego typu palety. Ważenie palet i ich ewidencję w magazynie opisuje strona o ewidencji palet.
Saldo palet z kontrahentem
Każde wydanie i każdy zwrot zmieniają saldo kontrahenta. Saldo dodatnie oznacza, że kontrahent ma palety magazynu, a ujemne - że magazyn ma palety kontrahenta, na przykład dostawcy. Program zapisuje przy tym, kto i kiedy wydał albo przyjął palety, więc rozbieżność da się sprawdzić na konkretnym dokumencie.
| Operacja | Kiedy występuje | Wpływ na saldo |
|---|---|---|
| Wydanie palet | Towar wyjeżdża do odbiorcy na paletach zwrotnych | Zwiększa dług odbiorcy wobec magazynu |
| Zwrot palet | Odbiorca oddaje palety albo magazyn oddaje je dostawcy | Zmniejsza dług i zamyka najstarsze niezwrócone wydania |
| Zamiana | Paleta uszkodzona wraca i zostaje wymieniona na sprawną | Saldo bez zmian, z adnotacją o stanie technicznym |
| Kaucja | Odbiorca płaci za palety, których nie oddaje od razu | Kwota powiązana z saldem, zwracana przy oddaniu palet |
Palety wydawane z towarem wynikają z dokumentów WZ opisanych na stronie o wydaniu z magazynu, a palety przyjmowane od dostawców - z dokumentów opisanych na stronie o przyjęciu towaru do magazynu.
Wymiana przy rampie czy dług paletowy
Najprostszy przypadek to wymiana jeden do jednego: kierowca oddaje tyle pustych palet, ile zabiera pełnych. Często jednak kierowca nie ma pustych palet albo przywozi je później, zbiorczo. Wtedy wydanie tworzy dług paletowy, który zamyka dopiero zwrot.
- Wymiana jeden do jednego - saldo się nie zmienia, ale zapis pokazuje, że wymiana nastąpiła.
- Dług paletowy - saldo rośnie przy wydaniu i maleje przy zwrocie; najstarszy dług zamyka się jako pierwszy.
- Kaucja - odbiorca płaci za palety, a pieniądze wracają do niego przy ich oddaniu.
- Wynajem - za palety, które nie wracają w ustalonym czasie, nalicza się opłatę za każdy dzień.
Paleta, która wraca uszkodzona, nie powinna zmniejszyć długu tak samo jak sprawna. Przy zwrocie zapisuje się jej stan techniczny, a zamiana na sprawną ma osobny zapis.
Termin zwrotu i kaucja
Umowa z kontrahentem zwykle określa, w jakim czasie palety mają wrócić. Studio PWS.net pokazuje przy każdym niezwróconym wydaniu jego datę, więc widać, które palety są już po terminie. To lista do rozmowy z kontrahentem albo podstawa do naliczenia wynajmu.
Termin zwrotu ma też znaczenie podatkowe. Artykuł 29a ustawy o podatku od towarów i usług wiąże sposób rozliczenia kaucji za opakowania zwrotne z tym, czy opakowanie wróciło w terminie określonym w umowie. Dlatego data wydania każdej palety musi być zapisana, a nie tylko ich liczba.
Rozliczanie usług magazynu z klientami opisuje strona o rozliczeniu kosztów magazynowych, a koszt palet w marży zamówienia - strona więcej niż PZ i WZ.
Uzgodnienie salda z kontrahentem
Saldo w programie porównuje się z saldem u kontrahenta co jakiś czas, na przykład raz na kwartał. Kontrahent dostaje zestawienie wydań i zwrotów za okres, a różnice wyjaśnia się na konkretnych dokumentach, zanim urosną do setek palet. U operatora logistycznego, który obsługuje wielu klientów, saldo prowadzi się także dla każdego klienta magazynu.
Obsługę wielu klientów w jednym magazynie opisuje strona o obcych magazynach wysokiego składu, a oznaczanie palet etykietami - strona o etykiecie logistycznej GS1.