Stan magazynowy to ilość towaru, ale pytanie „ile mamy” ma w magazynie kilka wersji. Sprzedaż pyta o ilość indeksu, a kompletujący o ilość w konkretnym gnieździe. System WMS odpowiada na wszystkie z jednego zapisu, bo stan trzyma na najniższym poziomie i sumuje go w górę. Stan na wybrany dzień wstecz i jego uzgodnienie z ERP opisuje strona o raporcie stanów magazynowych.
Poziomy ewidencji stanu
Najniższym poziomem jest partia na nośniku w konkretnym gnieździe. Stan gniazda to suma nośników, które w nim stoją, a stan magazynu - suma gniazd. Gdyby każdy poziom był zapisywany osobno, po pierwszej pomyłce stan magazynu przestałby się zgadzać z sumą gniazd i nie byłoby wiadomo, która liczba jest prawdziwa.
| Poziom | Pytanie, na które odpowiada | Kto pyta |
|---|---|---|
| Magazyn | Ile mamy tego towaru? | Sprzedaż oraz ERP |
| Gniazdo | Gdzie ten towar stoi? | Kompletujący oraz spis z natury |
| Nośnik | Co jest na tej palecie? | Operator wózka przy przesunięciu |
| Partia | Do kiedy ten towar jest ważny? | Rezerwacja według FEFO oraz jakość |
Adresy gniazd opisuje strona o miejscach składowania, a partie z terminem - strona o partiach i datach ważności.
Statusy towaru w gnieździe
Nie każda sztuka, która fizycznie stoi na regale, może zostać sprzedana. Towar może czekać na decyzję kontroli jakości albo być zarezerwowany dla innego zamówienia. Status przy stanie rozstrzyga, czy dana ilość wchodzi do stanu dostępnego.
- Dostępny - towar zatwierdzony na dokumencie przyjęcia i niezarezerwowany, można go obiecać odbiorcy.
- Zarezerwowany - przypisany do potwierdzonego zamówienia; nadal w gnieździe, ale nie dla kolejnego klienta.
- Zablokowany - czeka na decyzję kontroli jakości albo jest po terminie ważności; rezerwacja go pomija.
- W przyjęciu - pozycja dokumentu PZ w buforze; stoi na rampie, ale do stanu wejdzie dopiero po zatwierdzeniu.
Liczenie stanu dostępnego z rezerwacji opisuje strona o obsłudze magazynu wysokiego składowania, a zatwierdzanie przyjęcia - strona o przyjęciu towaru do magazynu.
Stan ujemny jako sygnał błędu
W systemie ERP stan ujemny bywa dopuszczalny: sprzedaż wystawia fakturę, zanim magazyn przyjmie dostawę. W systemie magazynowym stan ujemny w gnieździe oznacza, że wydano towar, którego pod tym adresem nie było - czyli że któryś wcześniejszy zapis jest błędny.
Dlatego wydanie w programie magazynowym nie powinno zejść poniżej zera. Najpewniej pilnuje tego sama baza: aktualizacja stanu gniazda przechodzi tylko wtedy, gdy ilość wystarcza, a w przeciwnym razie terminal pokazuje brak, zamiast zapisać liczbę ujemną, którą ktoś będzie musiał wyjaśniać przy spisie.
Brak w gnieździe wykryty przy pobraniu jest wtedy od razu widoczny i trafia do wyjaśnienia, a nie ukrywa się w stanie ujemnym do końca roku. Wykrywanie rozbieżności spisem opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.
Stan dla różnych odbiorców
Ta sama baza podaje stan w różnej formie różnym osobom. Klient magazynu usługowego widzi tylko swój towar w module internetowym. Kierownik magazynu widzi stan według gniazd razem z towarem zablokowanym, bo to on decyduje, co zrobić z paletą czekającą na kontrolę.
Wgląd klienta w stan opisuje strona o module internetowym dla kontrahentów, a towar, którego stan od dawna się nie zmienia - strona o rotacji i zaleganiu.