Raport stanów magazynowych odpowiada na pytanie, ile towaru było w magazynie w określonym dniu i gdzie stał. Bieżący stan widać w programie w każdej chwili, ale księgowość albo audytor pytają zwykle o stan na koniec miesiąca, a nie o stan z tej minuty. Stan bieżący i stan dostępny po rezerwacjach opisuje strona o stanach magazynowych.
Stan na wybrany dzień
Stan na dzień nie jest przechowywany w osobnej tabeli. Raport liczy go jako sumę ruchów z dokumentów zatwierdzonych do tej daty: przyjęcia dodają, a wydania odejmują. Dzięki temu stan z dowolnego dnia wstecz daje się odtworzyć tak długo, jak długo baza przechowuje dokumenty.
Ta metoda ma jedną pułapkę: dokument zatwierdzony dziś z datą sprzed tygodnia zmienia stan z przeszłości. Raport za zamknięty miesiąc wygenerowany ponownie po takiej korekcie da inny wynik. Dlatego po uzgodnieniu miesiąca okres się zamyka i nowe dokumenty nie mogą mieć daty wcześniejszej niż dzień zamknięcia.
| Przekrój | Co pokazuje | Kto z niego korzysta |
|---|---|---|
| Indeks | Łączną ilość w magazynie | Księgowość przy uzgodnieniu z ERP |
| Gniazdo | Ilość pod każdym adresem | Kierownik magazynu przy spisie z natury |
| Partia z terminem | Ilość według daty ważności | Sprzedaż przy towarze z krótkim terminem |
| Właściciel | Stan każdego klienta magazynu usługowego | Klient w module internetowym oraz rozliczenia |
Przekrój według gniazd służy jako arkusz do spisu, co opisuje strona o inwentaryzacji. Przekrój według właściciela widzi klient magazynu usługowego w module internetowym dla kontrahentów.
Uzgodnienie z ERP na koniec miesiąca
Jeśli magazyn pracuje w programie magazynowym, a księgowość w ERP, te same zapasy są policzone w dwóch miejscach. Na koniec miesiąca oba stany na ten sam dzień porównuje się według indeksu i magazynu. Raport różnic pokazuje tylko te indeksy, na których liczby się nie zgadzają.
Różnica rzadko oznacza zgubiony towar. Najczęściej jest to dokument zatwierdzony w magazynie po godzinie, o której ERP zamknął dzień, albo korekta wpisana tylko w jednym systemie. Każdą różnicę wyjaśnia się dokumentem, a nie ręczną poprawką stanu. Wymianę dokumentów z ERP, w tym z enova365, opisuje strona o integracji z enova, a z SAP - strona o integracji z SAP.
Wycena zapasu w raporcie
Przy ewidencji ilościowo-wartościowej raport pokazuje obok ilości wartość. Wartość rozchodu zależy od przyjętej metody wyceny, więc dwa magazyny z tym samym stanem ilościowym mogą mieć różną wartość zapasu na koniec miesiąca.
Art. 34 ustawy o rachunkowości dopuszcza wycenę rozchodu według przeciętnych cen ważonych, metodą FIFO, metodą LIFO albo przez szczegółową identyfikację cen. Wybraną metodę zapisuje się w polityce rachunkowości i stosuje w sposób ciągły, więc raport stanów musi liczyć wartość tą samą metodą co ERP.
- Ewidencja ilościowa - raport pokazuje tylko ilości; wystarcza w magazynie usługowym, w którym wartość towaru zna właściciel.
- Ewidencja ilościowo-wartościowa - raport pokazuje także wartość; metoda wyceny musi być ta sama co w ERP, inaczej uzgodnienie nigdy się nie zamknie.
Gotowe raporty i ich harmonogram opisuje strona o serwerze raportów, a zestawienia budowane przez użytkownika - strona o zarządzaniu zestawieniami.