System WMS nie widzi regałów. Zna tylko to, co magazynier potwierdził skanem albo wpisał na terminalu, więc jakość danych w bazie jest dokładnie taka jak jakość obsługi na hali. Ta strona opisuje miejsca, w których pomyłka człowieka wchodzi do systemu, oraz kontrole, które zatrzymują ją przed następnym etapem. Listę zadań magazyniera na jednej zmianie opisuje osobno strona o pracy w systemie WMS.
Gdzie błąd obsługi wchodzi do danych
Pomyłka rzadko ujawnia się tam, gdzie powstała. Zawyżona ilość na przyjęciu wychodzi na jaw tygodnie później, kiedy kompletujący nie znajduje towaru w gnieździe. Do tego czasu stan był sprzedawany, a rezerwacje dla odbiorców liczone od liczby, której na regale nigdy nie było.
| Etap | Typowa pomyłka | Skutek w systemie |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Ilość przepisana z listu przewozowego zamiast przeliczona | Stan zawyżony od pierwszego dnia, brak wychodzi dopiero przy wydaniu |
| Odłożenie | Paleta postawiona w sąsiednim gnieździe | System kieruje kompletującego do pustego miejsca |
| Kompletacja | Pobrany sąsiedni wariant towaru | Reklamacja odbiorcy oraz dwie różnice w stanie |
| Wydanie | Karton pominięty przy owijaniu palety | Dokument WZ zgodny, paleta niepełna |
Każdy wiersz tabeli ma swój punkt kontroli. Przyjęcie z porównaniem do zamówienia opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu, a pobieranie według listy - strona o komisjonowaniu.
Skan zamiast deklaracji magazyniera
Zadanie na terminalu zna kod, którego oczekuje: adres gniazda przy odkładaniu albo kod EAN przy pobraniu. Odczyt innego kodu nie zapisuje operacji, tylko wyświetla komunikat o niezgodności, więc paleta postawiona w sąsiednim gnieździe nie zostanie potwierdzona jako odłożona. Kody na nośnikach oraz na belkach opisuje strona o kodach kreskowych.
Zdarza się etykieta zniszczona albo nieczytelna. Wtedy magazynier wybiera pozycję z listy i potwierdza ją ręcznie. Jeśli system zapisuje taki przypadek z osobnym znacznikiem, kierownik widzi, w której strefie ręcznych potwierdzeń przybywa - zwykle tam, gdzie etykiety na belkach wymagają wymiany. Terminale używane do skanowania opisuje strona o terminalu radiowym.
Waga palety jako kontrola przed wysyłką
Skan każdej pozycji nie wyłapie kartonu, który spadł z palety przy owijaniu folią. Wyłapie go waga. Masa oczekiwana wynika z kartoteki towaru, a odczyt z wagi paletowej trafia do systemu bez przepisywania.
- Masa jednostki - wpisana w kartotece towaru i mnożona przez ilość z pozycji wydania.
- Tara nośnika - masa pustej palety albo pojemnika, doliczana do sumy pozycji.
- Tolerancja - dopuszczalna odchyłka, procentowa albo w kilogramach, zależna od rodzaju towaru.
- Decyzja przy odchyłce - paleta poza tolerancją nie trafia do strefy załadunku, dopóki kontroler jej nie przeliczy.
Obsługę wagi z poziomu terminala opisuje strona o wagach paletowych, a dokumenty wysyłki - strona o wydaniu z magazynu.
Różnice, które wyłapuje dopiero spis
Część pomyłek przechodzi przez wszystkie kontrole, na przykład uszkodzenie towaru na regale albo pobranie bez dokumentu. Te różnice wykrywa spis z natury. W systemie z adresami gniazd można spisywać magazyn strefami w ciągu roku, zamiast zatrzymywać go na jeden dzień, a różnica między spisem a zapisem trafia na dokument z nazwiskiem osoby zatwierdzającej.
Według art. 26 ustawy o rachunkowości zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową można inwentaryzować raz w ciągu dwóch lat. Warunkiem jest ewidencja, której da się wierzyć - a ta zależy od kontroli opisanych wyżej.
Przebieg spisu na terminalu oraz dokumenty różnic opisuje strona o inwentaryzacji w magazynie.