Przyjęcie towaru to moment, w którym magazyn bierze odpowiedzialność za dostawę. Błąd popełniony przy rampie wraca tygodnie później przy kompletacji, dlatego system rozdziela przyjęcie na dokument roboczy uzupełniany skanami i dokument, który dopiero na końcu zmienia stan. Miejsca, w których pomyłka przy przyjęciu przechodzi do danych, opisuje strona o obsłudze magazynu.
Awizo i dokument PZ w buforze
Dostawca może zarejestrować awizo w module internetowym: datę dostawy oraz pozycje z ilościami na paletach i w kartonach. Z awizo powstaje dokument PZ w buforze, czyli dokument roboczy, który jeszcze nie zmienia stanu. Magazyn wie, co przyjedzie, zanim samochód stanie pod rampą, a magazynier nie przepisuje pozycji z listu przewozowego.
| Dokument | Kiedy powstaje | Wpływ na stan |
|---|---|---|
| ZPZ albo awizo | Przed dostawą, w biurze albo w module dostawcy | Brak - to zapowiedź dostawy |
| PZ w buforze | Z awizo, a potem uzupełniany skanami przy rampie | Brak - dokument roboczy z korektami |
| PZ zatwierdzony | Po sprawdzeniu dostawy przez uprawnioną osobę | Zwiększa stan towaru |
| PZB | Dostawa bez wcześniejszego zlecenia, pozycje ze skanów | Zwiększa stan po zatwierdzeniu |
Pozycje bufora można poprawiać, dopóki dokument nie zostanie zatwierdzony. Różnica między awizo a tym, co faktycznie przyjechało, jest widoczna na dokumencie przed zatwierdzeniem. Rejestrację awizo opisuje strona o awizacji dostaw, a konta dostawców - strona o module internetowym dla kontrahentów.
Stanowisko przyjęć ze skanerem
W strefie przyjęć stoi stanowisko z dużym monitorem i bezprzewodowym czytnikiem. Magazynier skanuje kod towaru - indeks albo GTIN - a przy każdym kartonie podaje liczbę sztuk, przy towarze z terminem także partię z datą. Pozycje dopisują się do dokumentu w buforze, a ekran pokazuje na bieżąco liczbę zeskanowanych kartonów i sztuk, więc kierownik zmiany widzi postęp bez pytania. Stanowisko można zastąpić terminalem albo tabletem z Androidem, opisanym na stronie o kolektorze danych.
Jeśli karton ma etykietę GS1-128, partia i data wpisują się same z odczytu kodu. Identyfikatory zastosowań oraz regułę FEFO opisuje strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Numer SSCC i nośnik
Każda paleta przyjęta do magazynu dostaje identyfikator nośnika. Jeśli dostawca przysłał paletę z etykietą logistyczną GS1, system może przejąć jej numer SSCC zamiast drukować nową etykietę. Jeśli etykiety nie ma, program nadaje własny numer z automatycznej numeracji i drukuje etykietę przy rampie.
- Numer SSCC - 18 cyfr w polu (00): cyfra rozszerzenia, prefiks firmy GS1, numer seryjny oraz cyfra kontrolna.
- Numer nośnika dostawcy - zapisany przy palecie, żeby dokument dało się uzgodnić z awizo bez przeklejania etykiet.
- Typ palety - od niego zależy tara przy ważeniu oraz saldo paletowe z dostawcą, opisane na stronie o ewidencji palet.
- Gniazdo docelowe - odłożenie palety zapisuje dokument zmiany lokalizacji ze skanem adresu gniazda.
Budowę etykiety logistycznej opisuje strona o etykiecie logistycznej GS1, a zakładanie adresów gniazd - strona o miejscach składowania.
Niezgodność i zastrzeżenia przy rampie
Brak albo uszkodzony karton muszą zostać zapisane przy rozładunku, póki kierowca stoi przy rampie. Różnica ilościowa zostaje na dokumencie w buforze, a zdjęcie uszkodzenia zrobione kolektorem z Androidem można dołączyć do dokumentu jako załącznik. Dopiero potem uprawniona osoba zatwierdza PZ.
Według art. 76 ustawy Prawo przewozowe przyjęcie przesyłki bez zastrzeżeń wygasza roszczenia wobec przewoźnika; wyjątkiem jest między innymi szkoda niewidoczna z zewnątrz, zgłoszona w ciągu siedmiu dni. W przewozie międzynarodowym podobny termin wynika z art. 30 konwencji CMR. Zastrzeżenie zapisane przy rampie, ze zdjęciem, jest dowodem, którego nie da się odtworzyć po odjeździe samochodu.
Program magazynowy z parą zlecenie i dokument opisuje strona o programie magazynowym.