Paleta EUR kosztuje tyle, że jej brak w rozliczeniu z przewoźnikiem albo odbiorcą szybko staje się pozycją w kosztach. Firma, która wydaje towar na paletach i nie liczy, ile ich wróciło, po roku odkrywa, że kupuje palety na nowo. Ewidencja palet w systemie magazynowym polega na tym, żeby każdy dokument przyjęcia i wydania niósł liczbę palet według typu, a saldo z kontrahentem wynikało z tych zapisów. Przebieg samego zwrotu palet opisuje osobno strona o zwrocie palet.
Saldo paletowe z każdym kontrahentem
Palety przyjęte z dostawą zwiększają dług firmy wobec dostawcy, a palety wydane z towarem - dług odbiorcy wobec firmy. Saldo liczy się osobno dla każdego kontrahenta i każdego typu palety, bo paleta EUR i paleta z wypożyczalni rozliczają się zupełnie inaczej. Jedna suma dla wszystkich typów ukrywa problem: nadwyżka palet bezzwrotnych nie pokrywa braku palet EUR.
| Typ palety | Sposób rozliczenia | Co zapisuje system |
|---|---|---|
| EUR wymienialna | Wymiana sztuka za sztukę przy dostawie albo odbiorze | Saldo z kontrahentem oraz klasa jakości zwracanych palet |
| EUR niewymienialna | Odrzucona przy wymianie, do naprawy albo utylizacji | Liczba odrzuconych palet przypisana do kontrahenta, od którego przyszły |
| Paleta z wypożyczalni | Najem od operatora puli, bez wymiany między firmami | Przekazanie palet kolejnemu odbiorcy, zgłaszane operatorowi puli |
| Paleta bezzwrotna | Wydawana razem z towarem, bez rozliczenia | Tylko liczba sztuk na dokumencie, bez salda |
Palety wpisuje się na tym samym dokumencie co towar, więc nie ma osobnego rejestru, który ktoś musiałby uzupełnić wieczorem. Dokumenty przyjęcia opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu, a wydania - strona o wydaniu z magazynu.
Klasa jakości przy wymianie palet
Wymiana sztuka za sztukę ma sens tylko wtedy, gdy obie strony oddają palety tej samej jakości. Program rozróżnia palety nowe od używanych, a używane dzieli na palety w dobrym stanie oraz w złym stanie. O tym, czy używana paleta EUR nadaje się do wymiany, decydują kryteria karty UIC 435-4 oraz zasady wymiany stosowane w Polsce według karty ECR.
- Paleta wymienialna - sucha i bez pękniętych desek albo klocków, przyjmowana w wymianie jak nowa.
- Paleta niewymienialna - z uszkodzeniem konstrukcji, śladami oleju albo cementu, zapisywana osobno i kierowana do naprawy albo utylizacji.
Liczba palet niewymienialnych przypisana do kontrahenta, od którego przyszły, pokazuje, kto regularnie oddaje palety gorszej jakości. To dane do rozmowy handlowej, a nie tylko do magazynu. Koszty takich palet można doliczyć w rozliczeniu usług opisanym na stronie o rozliczeniu kosztów magazynowych.
Podpis pod liczbą palet
Najwięcej sporów o palety bierze się z tego, że kierowca twierdzi, że zostawił dwadzieścia, a magazyn przyjął osiemnaście. W programie Studio PWS.net, przeznaczonym do ewidencji palet i opakowań zwrotnych, odbierający podpisuje dokument PZ na ekranie urządzenia, a podpis zostaje zapisany razem z dokumentem.
Podpis ma wartość tylko wtedy, gdy liczba palet na dokumencie jest wpisana przed podpisaniem, a nie uzupełniana później. Ten sam mechanizm dotyczy innych opakowań zwrotnych, na przykład pojemników IBC opisanych na stronie o pojemnikach Mauzer.
Tara palety przy ważeniu
Przy ważeniu gotowej palety system odejmuje od odczytu masę nośnika, żeby porównać resztę z masą towaru wynikającą z kartoteki. Masa pustej palety zależy od jej typu, dlatego tara jest zapisana przy typie palety, a nie wpisywana przez magazyniera przy każdym ważeniu.
Paleta EUR ma wymiary 1200 x 800 mm i waży około 25 kg, ale drewno wilgotne potrafi dodać kilka kilogramów. Tolerancja kontroli wagowej musi uwzględniać tę różnicę, inaczej każda mokra paleta zatrzyma się na wadze jako podejrzana.
Obsługę wagi z terminala opisuje strona o wagach paletowych, a miejsce ważenia wśród innych kontroli - strona o obsłudze magazynu.
Wagę palety i nośniki zwrotne przy wydaniu opisuje artykuł o dokumencie WZ po wpisaniu opakowań i wag.