Czym jest elektroniczna wymiana danych
Elektroniczna wymiana danych to przekazywanie dokumentów między systemami dwóch firm w uzgodnionym wcześniej formacie, bez udziału człowieka po żadnej ze stron. Zamówienie wystawione u odbiorcy trafia do magazynu jako komunikat, który system potrafi odczytać i zamienić na zlecenie wydania.
Różnica wobec poczty z załącznikiem w PDF jest praktyczna. Załącznik ktoś musi otworzyć i przepisać, komunikat wchodzi do tabeli i czeka na przetworzenie. Przy kilkunastu dokumentach dziennie różnica jest niewielka, przy kilkuset - decyduje o liczbie etatów w biurze obsługi.
Format ustala się przed pierwszym przekazaniem: nazwy pól, długości, słowniki wartości oraz sposób identyfikacji towaru. Najczęściej indeks kontrahenta mapuje się na numer GTIN, ponieważ własne symbole obu firm rzadko się pokrywają. Ten etap zabiera więcej czasu niż uruchomienie samego kanału przesyłu.
Uzgodnienie mapowania indeksów trzeba zamknąć przed startem, nie w trakcie. Komunikat z indeksem, którego nie ma w tabeli mapowania, zostanie odrzucony - i będzie odrzucany przy każdym ponowieniu, dopóki ktoś nie uzupełni słownika.
Jak komunikat trafia do bazy magazynu
Komunikat ląduje najpierw w tabeli bufora, razem z treścią źródłową oraz znacznikiem czasu odbioru. Dopiero procedura T-SQL przenosi go do dokumentów właściwych. Rozdzielenie tych dwóch kroków daje jedną rzecz: przy błędzie przetwarzania oryginalna treść nadal leży w bazie i da się ją przetworzyć ponownie po poprawce.
| Komunikat | Symbol EDIFACT | Co uruchamia po stronie magazynu |
|---|---|---|
| Zamówienie | ORDERS | Zlecenie wydania z pozycjami do kompletacji |
| Awizo dostawy | DESADV | Zapowiedź przyjęcia z listą numerów SSCC na palety |
| Potwierdzenie przyjęcia | RECADV | Odesłanie ilości faktycznych wraz z rozbieżnością wobec awiza |
| Stan zapasu | INVRPT | Zestawienie ilości dostępnych przekazywane właścicielowi towaru |
Zapis do dokumentu docelowego idzie w jednej transakcji. Nagłówek bez pozycji albo pozycja z indeksem spoza kartoteki kończą się wycofaniem całości, a komunikat wraca do kolejki ze statusem błędu. Częściowy zapis byłby gorszy niż brak zapisu, bo rozjechałby stany między systemem ERP a magazynem w sposób trudny do wykrycia.
Powtórzone przekazanie tego samego komunikatu nie tworzy drugiego dokumentu. Numer nadany przez nadawcę ma w buforze indeks unikalny, więc druga próba zapisu kończy się odrzuceniem na poziomie bazy, a nie sprawdzeniem w kodzie aplikacji. Kontrahenci powtarzają wysyłkę częściej, niż deklarują - zwykle po zerwaniu połączenia w połowie transmisji.
Kanał przesyłu i kolejka ponowień
Sam transport bywa różny. Najczęściej jest to katalog SFTP przeglądany co kilka minut albo punkt końcowy REST wywoływany przez kontrahenta. Gdy oba systemy stoją u jednego właściciela, wystarcza tabela pośrednia w tej samej instancji Microsoft SQL Server. Wybór wpływa na opóźnienie, nie na sposób przetwarzania.
Komunikat, który nie przeszedł, czeka na ponowienie z rosnącym odstępem. Po wyczerpaniu prób trafia na listę do ręcznej obsługi, gdzie widoczna jest treść oraz komunikat błędu. Bieżący podgląd operacji pokazuje tę listę razem z liczbą przekazań oczekujących, co pozwala zauważyć zerwaną integrację tego samego dnia, a nie po tygodniu.
Wymiana dokumentów w pracy magazynu
Awizo dostawy przychodzi zanim samochód podjedzie pod rampę. Zawiera listę numerów SSCC z zawartością każdej palety, dzięki czemu skan jednej etykiety przy przyjęciu towaru podnosi cały nośnik zamiast pozycji po pozycji. Bez awiza operator wprowadza ilości ręcznie, co przy pełnej naczepie oznacza kilkadziesiąt minut różnicy.
Potwierdzenie przyjęcia wraca do dostawcy z ilościami faktycznymi. Jeśli różnią się od awizowanych, rozbieżność jest częścią komunikatu, a nie treścią osobnego maila. Dział zakupów widzi ją w swoim systemie i może wstrzymać płatność przed księgowaniem faktury.
Integracja z SAP
Wymiana przez IDoc oraz OData: dokumenty Pz i Wz wracają do ERP zaraz po zatwierdzeniu, kartoteka towarowa schodzi w drugą stronę.
Komunikacja z programem magazynowym
Format pól komunikatu, długość kodów oraz słownik wartości uzgodnione z kontrahentem przed pierwszym przekazaniem danych.
Integracja z systemem enova
Obie aplikacje pracują na Microsoft SQL Server, więc wymiana idzie przez tabele pośrednie bez eksportu do plików.
Dokumenty magazynowe
Pz, Wz, Pw, Rw oraz Zm - który symbol powstaje przy którym ruchu i dlaczego zmiana lokalizacji ma własny dokument.
Po stronie wydania wygląda to odwrotnie. Zamówienie odbiorcy zakłada zlecenie wydania, a po spakowaniu wraca numer przesyłki oraz zestawienie tego, co faktycznie poszło. Przy sprzedaży do sieci handlowych sama etykieta logistyczna z numerem SSCC bywa warunkiem przyjęcia dostawy przez centrum dystrybucyjne.
Zakres komunikatów opisują standardy GS1 - wykaz typów oraz struktury pól znajduje się w dokumentacji standardów EDI organizacji GS1. W praktyce większość wdrożeń obsługuje trzy albo cztery typy, reszta zostaje na później. Pełny zakres funkcji zbiera opis systemu WMS.
Zlecenia wydania z pliku Excel, z agregacją po indeksie i partii, opisuje artykuł o wydaniu palet pełnych i mix.