Operator logistyczny przechowuje towar wielu właścicieli, więc każdy z nich powinien widzieć wyłącznie własne zapasy i dokumenty. W opisywanym wdrożeniu Studio WMS.net służy do tego rola klienta. Konto użytkownika ma pole z identyfikatorem kontrahenta, a po zalogowaniu klient widzi własny asortyment i powiązane z nim dokumenty (według instrukcji klienta). Rola występuje w czterech wariantach, które różnią się sposobem zamawiania.
Ogólny opis konta kontrahenta daje strona o magazynie klienta, a zasady zakładania kont opisuje strona o module dla kontrahentów. Tutaj pokazujemy cztery warianty z jednego wdrożenia: co w każdym z nich klient widzi i jak składa zamówienie. Opis dotyczy tego wdrożenia, nie standardu produktu.
Klient widzi tylko dokumenty i towar swojego kontrahenta
Technicznie klient pracuje w roli programowej, którą przypisano do kontrahenta. Konto użytkownika ma pole z identyfikatorem kontrahenta, więc system zna właściciela towaru bez żadnego wyboru po stronie klienta. Zakres danych wynika z kontrahenta, a nie z tego, kto się loguje.
Według instrukcji klienta menu ma cztery główne pozycje: Przyjęcia, Wydania, Asortyment i Odbiorcy. W wersji rozszerzonej dochodzą dwie kolejne, czyli Asortyment wg nr palet oraz Import odbiorców. Zestaw pozycji jest przypięty do roli, więc to, które z nich klient widzi, zależy od wariantu.
Schemat zestawia cztery warianty. Trzy z nich odcinają dane warunkiem opartym na koncie, a czwarty, katalogowy, ma własną konfigurację zakresu. Każdy wariant daje też inny sposób zamawiania, od zlecenia wydania po edycję własnej kartoteki.
Menu klienta prowadzi głównie do rejestrów tylko do odczytu
W przyjęciach klient może tylko czytać rejestry. Menu ma dwie grupy: przyjęcia zewnętrzne bezpośrednie i przychody wewnętrzne. Każda z nich ma pozycję bufora, czyli dokumentów niezatwierdzonych, oraz pozycję dokumentów zatwierdzonych.
Wydania mają cztery grupy.
- Zlecenia wydań. Rejestr oczekujących i rejestr wszystkich zleceń.
- Wydania na podstawie zlecenia. Rejestr bufora i rejestr dokumentów zatwierdzonych.
- Wydania zewnętrzne bezpośrednie. Taki sam podział na bufor i dokumenty zatwierdzone.
- Rozchody wewnętrzne. Taki sam podział na bufor i dokumenty zatwierdzone.
W rejestrach dokumentów klient ma polecenie Podgląd, które pokazuje szczegóły i pozycje dokumentu, oraz eksport do Excela w menu trzech kresek. Przy rejestrach wydań WZ i WZB dochodzi Wydruk do PDF. Rejestr asortymentu ma dodatkowo stan szczegółowy i listę dokumentów magazynowych wybranego towaru.
Na makiecie klient otwiera rejestr wydań zewnętrznych bezpośrednich w buforze. Lista pokazuje numer wydania, odbiorcę, termin realizacji i numer awizo, a nad nią stoi pasek poleceń. Wszystkie wiersze należą do jednego kontrahenta z konta (przykład: dokumenty WZ-TEST-01 do WZ-TEST-03 dla Odbiorcy Testowego).
Klient nie ma funkcji magazynowych: przesunięć, przepakowań, rozliczeń ani importu zleceń z plików. W portalu zamawia i przegląda dokumenty, a dodatkowo obsługuje własnych odbiorców. Rozliczenia nie należą do menu klienta, a ich zasady opisuje strona o rozliczeniu kosztów magazynowych.
W trzech wariantach odcięcie danych siedzi w treści rejestrów
W trzech wariantach rejestry klienta mają w treści zapytania warunek: kontrahent dokumentu lub kartoteki musi być kontrahentem z konta zalogowanego użytkownika. Warunek ma kilkadziesiąt rejestrów, czyli dokumenty, zlecenia, asortyment, stany i odbiorców.
Skutek jest widoczny po stronie klienta. Klient nie wybiera wtedy kontrahenta i nie widzi pola wyboru. Nie zmieni go też parametrem adresu. Wariant katalogowy ma własną konfigurację zakresu danych, a sposobu jej wyznaczania nie opisujemy.
W trzech wariantach klient nie wskazuje swojego kontrahenta w żadnym polu, bo identyfikator pochodzi z konta, a warunek siedzi w zapytaniu rejestru.
Część rejestrów zawęża dane dodatkowo do oddziału albo magazynu zalogowanego, na przykład zlecenia wydań do magazynu użytkownika. Rejestr bez filtra magazynu pokazuje natomiast dokumenty klienta niezależnie od magazynu. Granicę widoczności, czyli sam kontrahent albo kontrahent z magazynem, warto więc ustalić na etapie analizy.
Zlecenie wydania i koszyk to dwa różne sposoby zamawiania
Wariant podstawowy opiera się na zleceniu. Formularz Nowe zlecenie wydania ZWZ ma dwa pola wymagane: numer awizo i termin realizacji, który mieści się w zakresie od wczoraj do 365 dni. Formularz ma też priorytet i odbiorcę, a pozycje dopisuje się z listy własnych aktywnych towarów z kartoteki, bez informacji o stanie. Pozycja niesie asortyment i ilość oraz pole uwag.
Przycisk bufora nazywa się w tym wariancie Koszyk. Klient może zatwierdzić zlecenie, a zatwierdzone zlecenie przenieść z powrotem do bufora. Po zapisie system wysyła powiadomienie e-mail na adres skonfigurowany dla klienta. Przykład (wymyślony): klient zakłada zlecenie z numerem awizo AW-26-0150 i terminem za tydzień, zapisuje je przyciskiem Koszyk, a później zatwierdza. Magazynier wpisuje ten numer awizo na kolektorze, co opisuje artykuł o kompletacji po numerze awizo.
Wariant z koszykiem działa inaczej. Formularz Nowe wydanie WZB pozwala wskazać konkretną paletę, a wydanie zostaje w buforze i od razu rezerwuje towar; szczegóły opisuje artykuł o koszyku klienta z wyborem palety. W menu dochodzą trzy pozycje: Asortyment wg nr palet, Asortyment informacje i Asortyment skompletowany. Pozycja Nowe zlecenie ZWZ jest w tym wariancie wyłączona.
Lista asortymentu w formularzu z wyborem palety pokazuje tylko własne towary ze stanem dodatnim i liczbą sztuk w nawiasie. Kontrahenta przy zapisie pozycji system bierze z konta użytkownika, a nie z pola formularza. Inny sposób zamówienia z odbiorem osobistym opisuje strona o zleceniu klienta jako koszyku.
| Wariant | Sposób zamawiania | Co dodatkowo widzi lub robi klient |
|---|---|---|
| Wariant podstawowy | Zlecenie wydania ZWZ, przycisk Koszyk | Wymagany numer awizo i termin realizacji; zatwierdza zlecenie i może je przenieść z powrotem do bufora |
| Wariant z koszykiem | Nowe wydanie WZB z wyborem palety, zapis do bufora | Wskazuje konkretną paletę; wydanie rezerwuje towar; w menu dochodzą trzy pozycje o asortymencie |
| Wariant z numerem serii | Osobny formularz zlecenia wydania z numerem serii | Wymagane pole Nr serii z listą serii i ilością w nawiasie; termin realizacji jest opcjonalny |
| Wariant katalogowy | Uproszczony formularz wydania: jedna lista pozycji | Edytuje kartotekę towarową, widzi stan szczegółowy i dokumenty magazynowe, ma zdjęcia towarów i dopisuje dostawców |
Zlecenie z serią i własna kartoteka to trzeci i czwarty model
Wariant z numerem serii korzysta z osobnego formularza zlecenia wydania, który otwiera pozycja menu Nowe zlecenie wydania ZWZ z nrserii. Każda pozycja ma wymagane pole Nr serii z listą serii wybranego asortymentu, a w nawiasie widać ilość. Termin realizacji jest w tym formularzu opcjonalny, a formularz Nowe wydanie WZB jest w tym wariancie wyłączony.
Szczegóły i podgląd stanu partii opisuje artykuł o zleceniu wydania z numerem serii. Numer serii oznacza partię towaru i nie jest numerem seryjnym pojedynczej sztuki, który opisuje strona o skanowaniu numeru seryjnego.
Wariant katalogowy działa inaczej niż pozostałe trzy. Klient ma polecenie Edycja kartoteki towarowej, stan szczegółowy, dokumenty magazynowe i zdjęcia towarów, a także dopisuje i edytuje dostawców. Formularz wydania jest uproszczony: ma jedną listę pozycji, a wydawana jest cała ilość pozycji. Pozycja importu asortymentu jest w menu wyłączona.
Dokument WZ dla zlecenia klienta powstaje po stronie magazynu. Dla wskazanego klienta działa przy tym bramka opakowań i wag, którą opisuje artykuł o bramce przed dokumentem WZ.
Formularz odbiorcy wypełnia właściciela automatycznie
Odbiorcę wydania klient może dopisać sam. Formularz dopisania odbiorcy wypełnia kilka pól z konta. Trzy z nich są ukryte: typ odbiorcy, oddział i login zalogowanego. Czwarte, pole właściciela, jest widoczne i zablokowane na koncie klienta.
Pozycja Import odbiorców uruchamia import z arkusza, a według instrukcji klienta wystarczy wskazać plik z odbiorcami. Menu Odbiorcy ma też pozycje dopisania i edycji odbiorcy.
Pytania do zadania na etapie analizy
Przed uruchomieniem portalu dla kolejnego właściciela towaru warto ustalić cztery sprawy. Odpowiedzi wyznaczają wariant roli i zakres rejestrów.
- Sposób zamawiania. Czy klient składa zlecenia z numerem awizo, wybiera konkretne palety, wskazuje numer serii, czy prowadzi własną kartotekę?
- Granica widoczności. Czy klient ma widzieć dokumenty wszystkich magazynów operatora, czy tylko jednego z nich?
- Powiadomienia. Na jaki adres e-mail system ma wysyłać wiadomość po zapisie zlecenia klienta?
- Odbiorcy. Czy klient ma sam dopisywać odbiorców, a jeśli tak, to jakie kolumny ma mieć arkusz do importu?
Tło organizacyjne opisuje strona o operatorze logistycznym, a ujęcie ogólne dla właściciela firmy - strona o WMS dla operatora 3PL.