Adres gniazda mówi, gdzie stoi towar, ale nie mówi, z której partii pochodzi i do kiedy nadaje się do sprzedaży. W magazynie żywności albo leków te dwie informacje decydują o kolejności wydania, dlatego system zapisuje je przy każdej jednostce towaru obok adresu. Pojedyncze sztuki z numerem seryjnym opisuje osobno strona o skanowaniu numeru seryjnego.
Partia i data ważności przy przyjęciu
Najpewniejszym źródłem partii jest kod GS1-128 na etykiecie kartonu albo palety. Skaner odczytuje z niego kolejne pola poprzedzone identyfikatorami zastosowań, a system zapisuje partię i datę bez udziału magazyniera. Ręczne przepisywanie daty z nadruku to najczęstsze źródło błędu, bo format dnia i miesiąca różni się między producentami.
| Identyfikator | Znaczenie | Uwaga przy odczycie |
|---|---|---|
| (10) | Numer partii | Pole zmiennej długości, do 20 znaków, kończone separatorem FNC1 |
| (11) | Data produkcji | Format RRMMDD, nie zastępuje daty ważności |
| (15) | Data minimalnej trwałości | Najlepiej spożyć przed - towar po tej dacie wymaga decyzji, nie jest z góry wycofany |
| (17) | Termin ważności | Należy spożyć do - po tej dacie partia jest blokowana |
Standard GS1 dopuszcza w polu dnia wartość 00, która oznacza ostatni dzień miesiąca. Parser, który nie zna tej reguły, odrzuci poprawny kod albo zapisze błędną datę. Odczyt etykiety przy rampie opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu.
FEFO z minimalnym terminem odbiorcy
Bez systemu towar wydaje się tak, jak jest najwygodniej, czyli zwykle z przodu regału. Z przodu stoi ostatnia dostawa, więc starsze partie cofają się w głąb i przeterminowują. Zasada FEFO odwraca tę kolejność: rezerwacja sortuje dostępne partie według terminu ważności, a dopiero przy równych datach według odległości gniazda.
Sieci handlowe dokładają jeszcze jeden warunek - minimalny okres, jaki musi zostać do końca terminu w dniu dostawy. Jeśli odbiorca wymaga sześćdziesięciu dni, rezerwacja pomija partie z krótszym terminem, nawet gdy są najstarsze. Taki towar zostaje dla odbiorcy o łagodniejszych wymaganiach albo trafia do wyprzedaży.
Reguły rezerwacji oraz fale zamówień opisuje strona o silniku rezerwacji i kompletacji, a przebieg od zlecenia do załadunku - materiał Od zlecenia do rampy (PDF).
Alarm przed końcem terminu i blokada partii
Codzienne zapytanie wybiera partie, którym do końca terminu zostało mniej dni niż ustalony próg, i wysyła listę do działu sprzedaży. Handlowiec ma wtedy czas zaproponować towar odbiorcy, który przyjmie krótszy termin. Partia po terminie ważności dostaje status blokady: zostaje w stanie, ale rezerwacja jej nie widzi, więc nie trafi na listę kompletacji.
- Próg alarmu - liczba dni przed końcem terminu, ustawiana osobno dla grup towaru o różnej trwałości.
- Blokada partii - status wyłączający partię z rezerwacji bez zmiany stanu, zdejmowany tylko przez osobę uprawnioną.
- Minimalny termin odbiorcy - wymaganie zapisane w kartotece kontrahenta i sprawdzane przy każdej rezerwacji.
- Data minimalnej trwałości - towar po dacie z pola (15) nie jest blokowany automatycznie, decyzję podejmuje kontrola jakości.
Zestawienia partii według terminu w podziale na gniazda opisuje strona o stanach magazynowych.
Wycofanie partii z rynku
Gdy producent wycofuje partię, magazyn musi w ciągu godzin odpowiedzieć na dwa pytania: ile tej partii jeszcze stoi na regałach i do kogo trafiła reszta. Pierwsza odpowiedź to stan partii według gniazd. Druga to zapytanie do pozycji dokumentów WZ z tym numerem partii, zgrupowane po odbiorcy, z datą i ilością wydania.
W branży spożywczej obowiązek ten wynika z art. 18 rozporządzenia (WE) nr 178/2002: przedsiębiorstwo musi umieć wskazać, od kogo otrzymało produkt i komu go dostarczyło. Numer partii na pozycji WZ jest dokładnie tym krokiem w przód, którego wymaga przepis.
U jednego z klientów, operatora logistycznego z magazynem wysokiego składowania, ewidencja obejmuje numery serii i terminy ważności każdej jednostki, nawet gdy jedna partia stoi na wielu poziomach regałów. Kolejność pobrań z takich gniazd opisuje strona o komisjonowaniu, a dokumenty wydania - strona o wydaniu z magazynu.