Protokół stanu przy wydaniu i zwrocie jednostki w opisywanym wdrożeniu nie zaczyna się od pustego formularza: szkic powstaje przy zatwierdzeniu zlecenia wydania jako kopia listy kontrolnej z ostatniego zatwierdzonego protokołu tej jednostki. Biuro zatwierdza zlecenie, a operator wypełnia protokół na terminalu sekcja po sekcji. Wydanie i zamknięcie przyjęcia ze zlecenia przyjęcia nie dochodzą do skutku, dopóki protokół jest w szkicu.
W opisywanym wdrożeniu szkic protokołu stanu powstaje przy zatwierdzeniu zlecenia jako kopia ostatniego zatwierdzonego protokołu tej jednostki, więc operator zaczyna od poprzedniego stanu. Dopóki protokół jest w szkicu, procedury wydania i zamknięcia przyjęcia ze zlecenia odmawiają zapisu. Odróżnia ten mechanizm zakres kopii: wydanie kopiuje listę kontrolną, a przyjęcie ze zlecenia i przesunięcie tylko pola wyposażenia, co opisujemy w sekcji o zakresie kopii.
Szkic protokołu kopiuje listę kontrolną z ostatniego zatwierdzonego protokołu jednostki, ale nie kopiuje stanu licznika ani uwag ogólnych i wewnętrznych, więc operator część pól wpisuje od nowa. Dopóki protokół jest w szkicu, procedura wydania nie tworzy dokumentu wydania, a procedura zamknięcia przyjęcia nie zamyka przyjęcia ze zlecenia przyjęcia. Protokół zatwierdza dopiero przycisk zamykający protokół.
Szkic protokołu powstaje, gdy biuro zatwierdza zlecenie
Według konfiguracji opisywanego wdrożenia szkice protokołów powstają przy zatwierdzeniu zlecenia wydania, czyli po przycisku „Zapisz”. Zapis do bufora, po przycisku „Bufor”, szkiców nie zakłada, bo ekran przekazuje procedurze zapisu parametr, który włącza albo wyłącza zakładanie protokołów. Procedura zakłada jeden protokół na każdą jednostkę główną zlecenia, z numerem z licznika typu protokołu.
- „Zapisz”: zatwierdza zlecenie wydania i zakłada szkice protokołów.
- „Bufor”: zapisuje zlecenie do bufora i szkiców nie zakłada.
Gdy szkic dla pozycji już istnieje, procedura nie zakłada drugiego, tylko aktualizuje istniejący. Zatwierdzenie zlecenia należy do biura, a protokołem zajmuje się operator na terminalu, co opisujemy w sekcji o zapisie po jednej sekcji.
Szkic kopiuje ostatni zatwierdzony protokół tej jednostki
Według konfiguracji opisywanego wdrożenia szkic kopiuje listę kontrolną stanu z zatwierdzonego protokołu jednostki: wszystkie sekcje poza licznikiem i uwagami. Pola wyposażenia ustawia według bieżących pozycji zlecenia. Dla pierwszego protokołu jednostki szkic zakłada się bez kopii.
W wydaniu operator nie zaczyna od pustej kartki: dostaje stan z ostatniego zatwierdzonego protokołu jednostki.
Kopia pochodzi z najnowszego zatwierdzonego protokołu jednostki bez względu na typ tamtego protokołu. Określenie „najnowszy” oznacza protokół najpóźniej założony: o porządku decyduje data założenia, a nie data zatwierdzenia. Do szkicu nie przechodzą cztery pola: stan licznika, uwagi ogólne, uwagi wewnętrzne dla transportu i znacznik zdjęcia. Nie ma ich na liście kopiowanych pól. Operator wpisuje te wartości od nowa, a pozostałe pola dostaje z poprzedniego protokołu.
Przyjęcie ze zlecenia i przesunięcie kopiują mniej niż wydanie
Według konfiguracji opisywanego wdrożenia przyjęcie ze zlecenia przyjęcia i przesunięcie kopiują znacznie mniej: tylko pola wyposażenia. Pozostałe sekcje zostają puste do wypełnienia na terminalu. W przyjęciu ze zlecenia kopiowane są też pozycje protokołu, czyli lista wyposażenia z zatwierdzonego protokołu jednostki, dowolnego typu. W wydaniu pozycje protokołu powstają tylko z pozycji jednego rodzaju elementów, oznaczonych polem „Zapisz w protokole”, które jest w oknie dopisania tego rodzaju elementu i domyślnie zaznaczone.
Przyjęcie bez zlecenia zakłada szkic tak samo jak wydanie: kopiuje listę kontrolną prawie w całości z ostatniego zatwierdzonego protokołu jednostki, ale tylko dla pozycji z grupy jednostek głównych. Bez poprzedniego protokołu szkic jest pusty. Zatwierdzenie protokołu wydania z przesunięcia zakłada szkic protokołu przyjęcia dla oddziału docelowego jako pełną kopię właśnie zatwierdzonego protokołu, z numerem dokumentu z dopiskiem.
| Rodzaj protokołu | Skąd kopia | Co się kopiuje | Czego nie kopiuje |
|---|---|---|---|
| Wydanie ze zlecenia | Ostatni zatwierdzony protokół jednostki | Lista kontrolna stanu | Cztery pola: stan licznika, uwagi ogólne, uwagi wewnętrzne, znacznik zdjęcia |
| Przyjęcie bez zlecenia | Jak wyżej | Lista kontrolna stanu prawie w całości | Uwagi do jednego z elementów wyposażenia i jeden znacznik |
| Przyjęcie ze zlecenia przyjęcia | Jak wyżej | Pola wyposażenia oraz pozycje protokołu | Pozostałe sekcje |
| Przesunięcie (wydanie) | Jak wyżej | Pola wyposażenia | Pozostałe sekcje |
| Przesunięcie (przyjęcie) | Protokół wydania z przesunięcia, tworzony przy jego zatwierdzeniu | Cała lista kontrolna, także stan licznika i uwagi | Nic |
Zamknięcie zlecenia przyjęcia od strony sprawy uszkodzeń opisuje artykuł o sprawie uszkodzeń przy zamknięciu zlecenia, a zwrot od klienta w ogólnym ujęciu strona ogólny opis zwrotu.
Terminal zapisuje protokół po jednej sekcji
Według konfiguracji opisywanego wdrożenia terminal pokazuje listę protokołów do wypełnienia: szkice wybranego typu w oddziale użytkownika, z numerem dokumentu i numerem seryjnym jednostki. Typ to jedna z czterech wartości: wydanie, przyjęcie, przyjęcie bez zlecenia albo wydanie i przyjęcie przy przesunięciu. Lista obejmuje szkice, więc zatwierdzony protokół z niej znika.
W opisywanym wdrożeniu protokół ma na terminalu siedem sekcji, z których sześć zapisuje się osobno przyciskami zapisu i przejścia dalej, a siódma to dokumentacja zdjęciowa. Każda sekcja wczytuje wartości szkicu, więc po kopii operator widzi poprzedni stan, a zapis sekcji to jedna aktualizacja wiersza protokołu. Sekcja licznika wymaga wpisu, żeby przejść dalej: przy pustym polu ekran pokazuje podpowiedź o podaniu stanu licznika przed zapisaniem sekcji, a ta kontrola stoi w ekranie.
Zatwierdzenie protokołu kontroluje w procedurze, czy stan licznika nie jest pusty i czy jest liczbą. Przy niepowodzeniu kontroli procedura czyści pole, ekran pokazuje komunikat, a protokół zostaje szkicem. Zatwierdzenie to osobny przycisk, który zapisuje uwagi i zamyka protokół: procedura wykonuje cztery czynności: zapisuje uwagi ogólne i wewnętrzne, ustawia status zatwierdzony z użytkownikiem i datą zatwierdzenia, dopisuje wpis do historii i zwraca „Protokół zapisany”. Po zamknięciu okna ekran wraca do listy bez tego protokołu.
Zdjęcia należą do protokołu, a nie do dokumentu
W opisywanym wdrożeniu zdjęcia należą do protokołu: powiązanie przebiega przez identyfikator protokołu. Znacznik zdjęcia, który jest polem protokołu, do szkicu z kopii nie przechodzi.
- Dodanie: sekcja kamery na terminalu zapisuje zdjęcie pod identyfikatorem protokołu, a okno w biurze dodaje plik.
- Usunięcie: po pytaniu „Czy na pewno chcesz usunąć zdjęcie?” wpis zostaje wyłączony przez znacznik aktywności, a wiersz nie jest usuwany.
Okno w biurze pokazuje obrazy oraz pliki PDF. Dokumentacja zdjęciowa jest siódmą sekcją protokołu, którą zapisuje sekcja kamery.
Protokół w szkicu zatrzymuje wydanie i zamknięcie przyjęcia ze zlecenia
W opisywanym wdrożeniu protokół w szkicu zatrzymuje dwie operacje: wydanie i zamknięcie przyjęcia ze zlecenia przyjęcia.
- Wydanie: gdy zlecenie ma protokół w szkicu (poza protokołem przyjęcia z przesunięcia), procedura wydania zwraca „Protokół wydania nie został zatwierdzony!” i nie tworzy dokumentu WZ; terminal pokazuje komunikat w oknie komunikatu.
- Zamknięcie przyjęcia ze zlecenia przyjęcia: gdy zlecenie przyjęcia ma protokół w szkicu, procedura zamknięcia zwraca „Protokół przyjęcia nie został zatwierdzony!”, a status zlecenia i dokument PZ pozostają bez zmian.
Warunek wydania pomija więc protokół przyjęcia z przesunięcia, a warunek zamknięcia przyjęcia dotyczy zlecenia przyjęcia z protokołem w szkicu. Według dokumentacji wdrożenia protokoły stanu wydawanej i przyjmowanej jednostki mają być powiązane z jednym z trzech dokumentów: WZ, PZ albo dokumentem przesunięcia. Kompletację, po której powstaje wydanie, opisuje artykuł o zamówieniu ogólnym i kompletacji zestawu, a zlecenia wydania i przyjęcia zakładane ze zlecenia transportowego artykuł o zleceniu transportowym i dokumentach magazynowych.
Przykład (dane wymyślone) w sześciu krokach. Nazwy i numery w nim są fikcyjne.
- Jednostka A ma zatwierdzony protokół z ostatniego zlecenia.
- Biuro zatwierdza Zlecenie 26-1001, a system zakłada szkic Protokołu 26-4001 z kopią listy kontrolnej, ale bez stanu licznika i uwag.
- Operator otwiera protokół na terminalu i poprawia dwie sekcje. Wpisuje stan licznika i dodaje zdjęcie.
- Próba wydania przed zatwierdzeniem protokołu kończy się komunikatem „Protokół wydania nie został zatwierdzony!”.
- Operator zamyka protokół przyciskiem zapisującym uwagi, a ekran wraca do listy bez tego protokołu.
- Po zatwierdzeniu protokołu wydanie przechodzi.
Pytania do analizy
- Czy przy kolejnym wydaniu tej samej jednostki ma obowiązywać poprzedni stan jako punkt wyjścia, czy protokół ma zaczynać się od pustego formularza?
- Które wartości, na przykład odczyt licznika, powinien wpisywać operator przy kolejnym protokole?
- Kto zatwierdza protokół i co ma się dziać z wydaniem, gdy protokół wisi w szkicu?
- Jak długo trzeba przechowywać zdjęcia z protokołu i kto je przegląda?