Numer seryjny odróżnia dwie identyczne sztuki tego samego towaru. Indeks mówi, że na regale stoi dziesięć drukarek danego modelu, a numer seryjny - która z nich pojechała do którego klienta. Magazyn, który rejestruje numery przy każdym ruchu, potrafi odpowiedzieć na to pytanie po latach, bez szukania papierowych dokumentów. Grupowe oznaczenie towaru numerem partii opisuje osobno strona o partiach produkcyjnych i datach ważności.
Unikalność numeru w bazie danych
Numer seryjny nadaje producent i jest unikalny tylko w obrębie jego produktu - dwa różne modele mogą mieć sztuki o tym samym numerze. Dlatego w bazie unikalna musi być para: indeks i numer seryjny, a nie sam numer. W SQL Server zapewnia to unikalny indeks na tych dwóch kolumnach, filtrowany warunkiem, że numer nie jest pusty, bo towary bez numerów seryjnych też mają wiersze w tej samej tabeli.
Taki indeks sprawia, że drugi skan tej samej sztuki przy przyjęciu nie przejdzie - baza odrzuci zapis, a terminal pokaże komunikat o duplikacie. Kontrola nie zależy od uwagi magazyniera ani od tego, czy aplikacja sprawdziła duplikat przed zapisem.
| Etap | Co sprawdza system | Co zapisuje |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Czy numer nie istnieje już w bazie dla tego indeksu | Numer na pozycji PZ oraz na nośniku |
| Kompletacja | Czy zeskanowana sztuka jest wolna albo zarezerwowana dla tego zlecenia | Przypisanie sztuki do pozycji wydania |
| Wydanie | Czy liczba numerów zgadza się z ilością na pozycji | Numery na pozycji WZ z odbiorcą i datą |
| Zwrot | Czy numer był wydany temu odbiorcy | Powrót sztuki do stanu albo do strefy reklamacji |
Pole (21) w kodzie GS1-128
W kodzie GS1-128 numer seryjny zapisuje się w polu z identyfikatorem (21). Pole ma zmienną długość do 20 znaków, więc jeśli po nim w tym samym kodzie stoi kolejne pole, musi je oddzielać separator FNC1. Czytnik przekazuje ten separator jako znak kontrolny, a program dzieli kod na pola według identyfikatorów, zamiast szukać numeru na stałej pozycji.
- (01) GTIN - numer produktu, wskazuje indeks w kartotece.
- (21) numer seryjny - numer sztuki, unikalny w obrębie GTIN.
- (10) partia - numer serii produkcyjnej, wspólny dla wielu sztuk.
- (17) termin ważności - data w formacie RRMMDD, gdy towar ma termin.
Budowę etykiety logistycznej i pozostałe identyfikatory opisuje strona o etykiecie logistycznej GS1. Gdy dostawca przysyła listę numerów w komunikacie elektronicznym, przy przyjęciu wystarczy skan kartonu zamiast każdej sztuki - wymianę takich komunikatów opisuje strona o elektronicznej wymianie dokumentów.
Dla wyrobów medycznych oznaczenie jednostkowe jest obowiązkiem prawnym: rozporządzenie (UE) 2017/745 wprowadza system UDI, w którym identyfikator wyrobu uzupełnia identyfikator produkcji z numerem serii albo partii. Magazyn dystrybutora, który nie zapisuje tych numerów przy wydaniu, nie odtworzy, do kogo trafiła wadliwa seria.
Skan przy przyjęciu i wydaniu
Przy przyjęciu numer trafia na pozycję dokumentu PZ i na nośnik, na którym stoi sztuka. Przy kompletacji terminal porównuje zeskanowany numer z rezerwacją: jeśli zlecenie wskazuje konkretną sztukę, inna nie zostanie przyjęta, a jeśli nie wskazuje - system przypisze tę, którą magazynier właśnie wziął. Przy wydaniu liczba numerów na pozycji WZ musi zgadzać się z ilością, inaczej dokumentu nie da się zamknąć.
Przebieg przyjęcia opisuje strona o przyjęciu towaru do magazynu, a dokument wydania z rozpisaniem na gniazda - strona o liście kompletacyjnej. Pracę ze skanerem w terminalu z Androidem opisuje strona o kolektorze danych.
Numer seryjny w reklamacji
Gdy klient zgłasza wadliwe urządzenie, numer seryjny prowadzi do pozycji WZ, a z niej do daty wydania i odbiorcy. Na tej podstawie wiadomo, czy urządzenie jest na gwarancji i czy pochodzi z tej samej dostawy co inne zgłoszone sztuki. SoftwareStudio prowadzi reklamacje w programie Studio RMA.net, który korzysta z tego samego numeru seryjnego zamiast przepisywać dane z karty gwarancyjnej.
Zwrócona sztuka wraca do magazynu z tym samym numerem, więc jej historia nie zaczyna się od nowa. Trafia do strefy reklamacji, a nie do stanu dostępnego, dopóki kontrola nie zdecyduje o jej dalszym losie. Przekazywanie numerów do ERP, na przykład SAP, opisuje strona o integracji z SAP.