Gospodarka magazynowa Vendor Management Inventory (VMI) to metoda zarządzania zapasami, w której producent lub dostawca towarów (vendor) odpowiada za zarządzanie zapasami swoich towarów w magazynie klienta. W ramach tej metody vendor stale monitoruje poziom zapasów i dostarcza towar do magazynu klienta, gdy poziom ten spadnie poniżej określonego poziomu minimalnego.
Gospodarka magazynowa opisuje dwie rzeczy naraz: co dzieje się z towarem fizycznie oraz kto za ten towar odpowiada w danym momencie. Druga część bywa pomijana, a to właśnie ona rozstrzyga rozliczenia między stronami.
Zakres gospodarki magazynowej
Podstawą jest ewidencja ilościowa z adresem miejsca składowania. Na niej opierają się pozostałe warstwy: rozliczenie powierzchni, obsługa nośników zwrotnych oraz raportowanie rotacji.
Każdy ruch zostawia dowód obrotu - dokument, który uzasadnia zmianę stanu. Bez niego różnica po spisie z natury nie ma źródła do sprawdzenia, a korekta staje się decyzją uznaniową zamiast wnioskiem z zapisów.
Reguła rozchodu decyduje, który nośnik system wskaże operatorowi przy kompletacji. Wybór nie jest kwestią preferencji - wynika z rodzaju towaru oraz ze sposobu składowania.
| Reguła | Co schodzi pierwsze | Gdzie się stosuje |
|---|---|---|
| FIFO | Towar przyjęty najwcześniej | Asortyment bez daty trwałości, gdzie liczy się kolejność obrotu |
| FEFO | Towar o najkrótszym terminie przydatności | Branża spożywcza oraz farmaceutyczna, niezależnie od daty przyjęcia |
| LIFO | Towar przyjęty najpóźniej | Składowanie blokowe, gdzie dostęp jest tylko od czoła stosu |
Reguła ustawiona na kartotece działa tylko wtedy, gdy przy przyjęciu zarejestrowano datę ważności albo numer partii. Bez tych danych system nie ma czego porównać i wskazuje pierwszy dostępny nośnik.
Zapas zarządzany przez dostawcę
W modelu VMI to dostawca decyduje, kiedy uzupełnić zapas. Odbiorca udostępnia dane o stanach oraz zużyciu, a zamówienie przestaje być potrzebne - towar przyjeżdża, zanim skończy się na półce.
| Kryterium | Model tradycyjny | Model VMI |
|---|---|---|
| Odpowiedzialność za poziom zapasów | Dział zakupów klienta | Dostawca (vendor) |
| Inicjator zamówienia | Klient, na podstawie własnej analizy stanów | Vendor, na podstawie bieżącego monitoringu zapasów |
| Dostęp dostawcy do danych magazynowych klienta | Brak lub ograniczony | Bieżący dostęp do stanów, zamówień i faktur |
| Poziomy minimalne i maksymalne zapasów | Ustalane wewnętrznie przez klienta | Określane wspólnie w umowie VMI |
| Cel wdrożenia | Pełna kontrola własna nad zapasami | Zmniejszenie kosztów magazynowania i zwiększenie efektywności dostaw |
Rozliczenie opiera się na momencie przejścia własności. Towar leży u odbiorcy, ale należy do dostawcy aż do pobrania - dopiero zarejestrowane wydanie tworzy podstawę do faktury. System musi więc rozróżniać zapas własny od powierzonego, bo oba stoją w tym samym magazynie.
Dostęp dostawcy ogranicza się do jego własnego towaru. Portal pokazuje stany, zużycie oraz pozycje zbliżające się do progu uzupełnienia, bez wglądu w asortyment pozostałych kontrahentów - opisuje to strona o magazynie klienta.
Czym jest samo magazynowanie
Magazynowanie to czasowe utrzymanie zapasu razem z obsługą wejścia oraz wyjścia. Koszt bierze się z zajętej powierzchni oraz z liczby operacji, dlatego dwa magazyny o podobnym stanie mogą kosztować zupełnie inaczej.
Zaleganie towaru widać w zestawieniu rotacji: indeks bez pobrań przez kilka miesięcy zajmuje gniazdo, które mógłby zająć asortyment schodzący codziennie. Klasyfikacja według częstotliwości pobrań pozwala przenieść taki towar dalej od strefy pakowania.
Zakres funkcji po stronie systemu zbiera opis systemu WMS, a rozliczanie powierzchni - strona o koszcie składowania.